一度マニュアルを作ってしまえば
自分の負担をグッと減らせる
早めに着手すべきは、属人化している業務をマニュアル化することです。担当者は、多忙であることと仕事を取られてしまうという不安から、マニュアル作成を拒むかもしれません。しかし、マニュアル作成が「あなたが次のステージに進むステップ」であることを伝えてみてください。
仕事を手放せば、より創造的な仕事ができるようになります。そのメリットを伝えれば、協力してくれる可能性は高まります。
そして、隙間時間などを活用して下の「業務マニュアルシート」のような、マニュアルを作成してもらいましょう。文書でも動画形式でもいいと思います。あなたやほかのメンバーが手伝えるところは手伝い、なるべく担当者の負担を減らすことも重要です。
マニュアルがあれば、担当者が休暇を取ってもほかの人が作業を進められますし、引き継ぎも楽になります。
引き継ぎで問題が発生する多くの原因は、引き継ぐべきマニュアルがないことです。技術の継承ができないのも、マニュアルがないからです。あいまいになりがちな口頭での引き継ぎではなく、誰が読んでもわかるマニュアルの作成は、これからの時代は必須だと言えるでしょう。
同書より転載 拡大画像表示
