「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。
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「仕事でミスする人」の特徴
「また間違えた…」
しっかり確認したはずなのに、資料の数字をまた間違えた。
先にやろうと思っていた仕事があるのに、違う仕事を優先してしまい、期日に間に合わなかった。
そんなミスをしている人は、多いのではないでしょうか。
実は仕事ができない人は、必ずしも「能力が足りない」とは限りません。実は、スキル不足ではなく、ある“隠れたムダ”が原因かもしれないのです。
それはどこにあるのか。実は、「中断」の時にあります。今回は、仕事が3倍速くなる「中断の技術」について、紹介していきましょう。
「前やったことを忘れる」のは致命的
たとえば、仕事を割り振られたときや、会議で自分の担当業務が決まったときのことを思い出してみてください。あなたはその瞬間にどんなことを考えていますか？
さすがに、何も考えていないということはないと思います。きっと無意識のうちに、次のようなことを考えているでしょう。
・「こう進めるとよさそう」
・「こんなところがポイントになりそう」
・「あの人に話を聞くと速そう」
ところが、大抵の人は、そのせっかくの思考を捨ててしまいます。「大した気付きではない」「次の仕事に移ろう」と、すぐに忘れてしまうのです。
しかし実はその思考は、意外と重要です。なぜなら、仕事を受けたその瞬間、その仕事について「一番頭が良い自分」になっているからです。
こんなことをしていれば、仕事は思うように終わりません。同じところを何回もループしているようなものですから。
手戻りよりも恐ろしい「アタマ戻り」
多くの人は作業の「手戻り」には気をつけますが、思考の「アタマ戻り」を見過ごしています。
「手戻り」とは、「作業を進めたが、何らかの理由でその作業の成果物が使えず、もう一度同じ作業をやり直すこと」を指します。この「手戻り」は作業のやり直しなので目に見えやすく、誰もがムダだと感じるでしょう。
一方で、「アタマ戻り」は「一度考えたことを忘れてしまい、また考え直すこと」を指します。「アタマ戻り」は目に見えないため、そのムダに気づきにくいのです。しかも厄介なことに、同じアイデアを思い出せるとは限りません。「考える」という行為は非常にエネルギーを使うため、この損失は想像以上に大きいのです。この「アタマ戻り」を防ぐために使うのが、「一度考えたことを忘れない＝中断の技術」なのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
