ファイル名には
「日付」と「バージョン」を入れる

　ホワイトカラー職種の仕事の大半は、「パソコンでファイルを作る」業務だといっても過言ではありません。どういう形式のファイルなのか、どれくらいの種類のファイルを作るのか、といった違いはありますが、「ファイルを作って、更新していく」という基本的な動作は同じです。

　ファイルを意識せずに「特定の業務端末に入力する仕事」も存在するでしょうが、それでも、業務日報や社内報告資料、取引先に向けた説明資料などは、パワーポイントやワード、エクセルおよび、それに類するアプリケーションを用いてファイル作成をしていくことになります。

　そうした場合に、どのように「ファイル名」をつけて、どのように「フォルダ名」をつけていくのかが、非常に大切です。

　もちろん、会社によってルールは異なると思いますが、基本的な考え方として、「日付」と「バージョン」をファイル名に含ませることが重要です。

　私の場合は、ファイル名の冒頭に日付を入れます。

　作成日を入れる場合と、資料を使う日付を入れる場合がありますが、多くの場合は、後者です。

　その日に向けて、どんどんバージョンを上げながら、資料仕上げていくイメージです。

「20260501_ファイル名_v01.pptx」という具合です。

　そうすることで、ファイル名でソートした際に、日付順に並んだ上で、バージョン順に並んでくれるので、大変便利です。

　バージョンも、v01とするのか、v001とするのか、場合によっては、v0.01などにして、マイナーアップデートとメジャーアップデートを分けるなどのやり方もあると思いますが、このあたりは、各社各様で構いません。

　どういうやり方であっても構いませんが、自社・自部門で実施していることを、基本的なルールとして教えておくべきです。

　なお、最近は、Google Docs、box、Dropboxなどのファイル共有の仕組みを導入している企業も多いと思いますので、その場合は、上記のようなバージョン管理は行いません。

　しかし、ファイル名順にソートするなどのケースはありますし、のちのちの検索のことを考えると、ファイル使用日を冒頭に入れるなどの工夫は検討の余地があると思います。