フォルダ構造は
後追い可能なツリー構造に
ローカルPCに限らず、Google Docs、box等でファイル共有をしている場合にも、フォルダの階層構造は検討しておいた方が良いと思います。
「必要になったら、ファイル検索をすれば良いじゃないか」という考え方も否定しませんが、どこに何があるかを体系的に理解しておく方が、いざという時に資料を探しやすく、生産性が高まります。検索は、適切な検索キーワードを思い出せる・思いつけるか否かで、発見までの時間が大きく変わるためです。
ファイル名と同様、各社各様のルールを教えるべきだという前提にはなりますが、私の場合は、
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最上位フォルダ：ドキュメント
┗ フォルダ：プロジェクト種別（クライアントワーク、社内ワーク、事務処理など）
┗ フォルダ：クライアント名／プロジェクト名
┗ フォルダ：打ち合わせ日付
┗ ファイル（先述のバージョン管理）
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という構造にすることが多いです。
つまり
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ドキュメント（最上位フォルダ）
┗ 社内ワーク
┗ クライアントワーク
┗■■社様・▲▲案件
┗ ○○社様・××案件
┗ 20260403
┗ 20260403_○○社XX案件_第3回定例MTG資料_v001.pptx
┗ 20260403_○○社XX案件_第3回定例MTG資料_v002.pptx
┗ 20260403_○○社XX案件_第3回定例MTG資料_v003.pptx
┗ 20260417
┗ 20260417_○○社XX案件_中間報告資料_v001.pptx
┗ 20260417_○○社XX案件_中間報告資料_v002.pptx
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という具合です。
このように管理しておけば、過去資料を探す際に、
「社内向けか、社外向けか」
→「どのお客様の、どの案件か」
→「いつ頃の打ち合わせだったか」
というふうに、順を追って探索していくことができますので、狙った資料に辿り着きやすくなります。
「未来の自分のため」に
フォルダを整理しておく
なぜ、そんなことをするのか。
それは、他の誰かのためであり、未来の自分のためです。
誰かのためというのはイメージしやすいと思います。後任の人に引継ぎをするとか、新しく参画してきた人に情報共有をするとかいった場合に、整然と整理されたフォルダ構造は、極めて有用です。
