「情報共有メール」は要点を端的に
第二に、前半15分「インプット（情報共有など）」のパートで扱う議題の整理です。会議前日までに明らかになっている「上層部からの伝達事項」「総務・人事関連の共有事項」「チームの目標に関する事項」などを整理。メールで共有すれば済むものはメンバーへの一斉メール送信でOKです（下図）。
この情報共有メールのケースでは、チームの売上達成率が100％を超えていることもあり、特段、定例会議で注意喚起をする必要がないと判断。また、名刺発注のルール変更については、要点だけ伝えればよいのでメール伝達で十分と判断しています。一方、サマータイム出勤の開始は、出勤時間の変更という重要案件なので、定例会議で特に注意を喚起することにしたわけです。
なお、情報共有案件のメール伝達においては、メンバーがタイトルを見るだけで概要が把握できるように簡潔な記述になるように工夫して、詳細の記された原本資料は社内サーバーへのリンクか資料添付で対応するのがよいでしょう。また、後でメール検索を容易にするために、メールタイトルを「情報共有 20180701」などと、「共通タイトル＋日付」で統一しておくと便利です。
そして、定例会議でしっかり伝える必要のあるもののみ、上掲の議題フォーマットのように記入します。こうして完成したフォーマットと、メンバーから提出された提案書を添付したメールを、会議前日にメンバーに一斉送信するわけです。
