生産性の低い会社は「議事録」にムダな時間をかけ、生産性の高い会社は「この3つ」を箇条書きするだけ

2018.6.2 4:50

前田鎌利

まえだかまり

1973年福井県生まれ。東京学芸大学卒業。ソフトバンクモバイル株式会社（現ソフトバンク株式会社）などで17年にわたり移動体通信事業に従事。2010年に孫正義社長（現会長）の後継者育成機関であるソフトバンクアカデミア第１期生に選考され第１位を獲得。孫社長に直接プレゼンして事業提案を承認されたほか、孫社長のプレゼン資料づくりにも携わった。その卓越したプレゼン力を部下に伝授するとともに、チーム内の会議も改革。超高速PDCAを回しながら、チームの生産性を倍加させて、次々とプロジェクトを成功させた。マネジャーとしての実績を評価され、ソフトバンク子会社の社外取締役をはじめ数多くのプロジェクトを任された。2013年12月にソフトバンクを退社、独立。ソフトバンク、ヤフー株式会社、大手鉄道会社などのプレゼンテーション講師を歴任するほか、UQコミュニケーションズなどで会議術の研修も実施。著書に『社内プレゼンの資料作成術』（ダイヤモンド社）などがある。

最高品質の会議術

課長クラス以上のマネジャーにとって「会議術」は、チームの生産性を上げるために必須のスキルです。現場のメンバーがプロジェクトを前に進めるためには、組織的な意志決定が不可欠。現場に「生産性を上げよう」と激励する前に、マネジメント・サイドがスピーディかつ精度の高い意思決定をしなければなりません。そのためには、会議で精度の高い意思決定を最速で行う技術を身につけなければならないのです。ところが、私たちには「会議術」を体系的に学ぶ機会がほとんどありませんから、悩んでいるマネジャーも多いのではないでしょうか？　そこで、ソフトバンク在籍時に「最高品質の会議術」を磨き上げ、マネジャーとして大きな実績を残した前田鎌利さんにその会議術を『最高品質の会議術』（ダイヤモンド社）としてまとめていただきました。本連載では、その内容を抜粋して掲載してまいります。

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議事録は「3つの要素」だけでＯＫ

「何が決まったか？」＝「議事録」も同じフォーマットを使用します（下図）。同じフォーマットを使えば手もかからず便利。わざわざ、別のフォーマットをつくる必要はないのです。

生産性の低い会社は「議事録」にムダな時間をかけ、生産性の高い会社は「この3つ」を箇条書きするだけ

　そして、議事録は箇条書きで十分です。なかには、参加者の発言すべてを口語体で記録する議事録を作成している会社もありますが、率直に言って“労多くして意味は薄い”と言わざるを得ません。なぜなら、文字がびっちり書かれた議事録を読み返す人はほぼ皆無だからです。また、「何が決まったのか？」を一目で把握することができないのですから、議事録としての機能も果たさないのです。

「議事録」において重要なのは、「結論」「ネクストステップ（期日）」「担当者」の3点を明確に記すことです。しかも、一目で理解できるように、文章ではなく要点だけを箇条書きで記す。これが機能する議事録の要件です。

　また、「結論」だけではなく必ず「ネクストステップ」を明確にします。その際に重要なのは、「期日」を明記することです。意思決定したことを実行することに意味があるので、「いつまでに、何をやるか？」を明確にすることは必須。そして、実行のプロセスに入った案件は、連載第9回でご紹介した「進捗管理フォーマット」に記入して、そこでフォローをしていくわけです。

　もう一点、必須なのが「担当者」を確定することです。これをおろそかにすると、責任主体が不明確になってしまいます。そして、責任主体が明確にならなければ、意思決定した案件が進捗することは100％ありません。ですから、必ず、会議の場で「誰が担当するのか？」を決定して、議事録に明記する必要があるのです。

【著者からのメッセージ】
「社内プレゼン」と「会議術」はワンセットで会社の生産性は劇的に向上します！

　はじめまして。前田鎌利です。

『社内プレゼンの資料作成術』前田鎌利・著定価　1600円+税

　このたび出版した『最高品質の会議術』は、12万部を超えた『社内プレゼンの資料作成術』とワンセットの企画です。
『社内プレゼンの資料作成術』は、私がソフトバンク在籍時に孫正義社長に直接プレゼンをして、何度も「一発OK」をいただいたノウハウをまとめたものです。3～5分のプレゼンで組織的な意思決定を獲得できれば、仕事が非常に効率的ですし、そのノウハウを社内や部署内で共有できれば、組織の意志決定スピードを速め、生産性を上げることができます。そのため、ソフトバンク社内の研修で、私のプレゼン・ノウハウを共有するほか、私の部下にも徹底的にそのノウハウを伝授。そのコンテンツをまとめたのが『社内プレゼンの資料作成術』なのです。

　ただ、個々人のプレゼン力を高めるだけでは不十分です。プレゼンするのは会議の場ですから、その会議の品質も高めなければ、せっかくのプレゼン力も効果半減です。
　だから、私は、ソフトバンクでマネジャーを務めていたときに、試行錯誤を重ねながら会議術を磨き上げました。そして、チームの意思決定スピードを倍増することに成功。それに比例してチームの生産性も上がっていったのです。つまり、「社内プレゼン×会議術」の掛け算が完成してはじめて、チームの生産性は最大化されるのです。
ですから、マネジャーの皆様にはぜひとも、『社内プレゼンの資料作成術』と『最高品質の会議術』をセットでお読みいただきたいと願っています。さらに、両書の内容を全社的に共有することができれば、会社全体の生産性を高めることができます。その意味で、経営層の皆様にもぜひご一読いただきたいと願っています。