iPhoneでGmailアプリを活用する6つのワザ

 iPhoneユーザーでも、Gmailを使っている人は多い。キャリアメールやiCloudメールだと、格安SIMにしたりAndroidスマホに乗り換えたときに使えなくなってしまう可能性があるためだ。もちろん、iPhone標準の「メール」アプリでもGmailを手軽に登録して利用できる。しかし、どうせGmailを使っているのなら、「Gmail」アプリを活用することをオススメしたい。標準メールにはない便利機能をたくさん搭載しているためだ。

 今回は、iPhoneでもGmailアプリを使う時に便利なテクニックを紹介しよう。

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iPhoneでも、Gmailを使っているなら「Gmail」アプリがオススメ。リアルタイムのプッシュ受信も可能!

GmailアプリではGmailのプッシュ通知を利用できる!

 iPhoneのメールアプリでGmailを利用する場合、どうにも受信が遅いと思ったことはないだろうか。これは、メールアプリがGmailのプッシュ通知を受信できないのが原因だ。「設定」から「メール/連絡先/カレンダー」→「データの取得方法」で「フェッチ」による同期間隔を選択できるが、最短でも15分しか選べない。「自動」を選ぶと、Wi-Fiと電源の両方に接続されている時はほぼリアルタイム受信ができるが、外出すると「手動」になってしまう。

 そこで、Gmailアプリの出番。GmailアプリではリアルタイムでGmailを受信できる。これだけで、iPhone&GmailユーザーがGmailアプリを導入する価値があるだろう。ちなみに、Androidでは標準メールアプリがGmailアプリとなっている。

 通知が来ない、という人は通知の設定をチェックしよう。「なし」もしくは「高優先度のみ」になっていると、通知が表示されないことがある。しかし、メインアドレスとして使っている人は、「すべての新着メール」にすると、頻繁に通知が出てかえって面倒になることもあるので要注意。どちらにせよ、Gmailアプリを開けば、リアルタイムに受信されているのでそちらで確認してもいいだろう。

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「メール」アプリでは最短15分間隔でしたGmailを自動受信できない
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Gmailであれば、リアルタイムでメールを受信できる
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「設定」からメールアドレスをタップし、「通知」を開き、通知を出すメールの設定をする

Gmailのキモ「ラベル」を使いこなす

 Gmailは「ラベル」という機能でメールを分類する。フォルダー分けとは異なり、複数のステータスを付与できるのが特徴だ。スマホではあまり細かく分類せず、受信トレイのメールは全部処理して消す、というスタイルで運用している人も多いので無理に活用する必要はない。

 しかし、後でおぼろげな記憶からメールを探し出したいときに利用できるので、余裕があるならある程度のラベル分類はしておきたい。たとえば3年くらい前に、「マーケティング」でやりとりしたメールを参考にしたい、といった時にキーワードを思い出せなくても探し出せるようになる。Gmailのメールボックスは無料でも15GBと大容量なので、マイデータベースとして貴重な情報源としても活用できるのだ。

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メールを開いて「・・・」をタップし、「ラベルを変更」をタップする
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ラベルを選択する
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ラベルが付与された
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一覧画面からは長押しして選択状態にして「・・・」をタップすると、複数メールのラベルをまとめて設定できる

 「移動」するとそのラベル付き、受信トレイからは消えてしまう。それでも、削除しない限り「すべてのメール」には残されている。そこからメールを開き、「・・・」メニューから「受信トレイに戻す」を選んで再表示させることも可能だ。

 なお、ラベルの選択画面では新規ラベルを追加することはできない。メインメニューの「ラベル」のところにある「新規作成」をタップして追加する。

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「移動」を選ぶと、そのラベルが付き、「受信トレイ」ラベルが削除される
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受信トレイには表示されなくなるが、「すべてのメール」や移動先の「ラベル」には表示される
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ラベルを追加する場合は、メインメニューの「ラベル」→「新規作成」をクリックする

 特にラベルを設定する必要はないが、用済みなので受信トレイからはどかしたいという場合は、一覧画面で左右にフリックし、「アーカイブ」する。アーカイブすると「受信トレイ」というラベルが削除され表示されなくなるが、「すべてのメール」には残っているので検索することは可能だ。

 仕事で利用するなら、対応が済んだメールは片っ端からアーカイブしておくと、残りのタスクが明確なので作業効率がアップする。

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一覧からメールを左右フリックするとアーカイブされる
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受信トレイから消え、直後であれば元に戻すメニューが表示される
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アーカイブしても検索できる

Googleドライブ内のファイルをメールに添付する

 メールを作成する際、クリップアイコンをタップするとiPhone内の写真を添付できる。その場でカメラを起動し、撮影して添付することも可能だ。さらに、下にスクロールすると「ドライブ」という項目がある。これは、Googleドライブのこと。クラウドストレージに保存されているファイルをダウンロードし、メールに添付することもできるのだ。もちろん、画像だけでなく、ExcelやWord文書も添付できる。

 Googleドライブアプリなどから共有リンクをコピーし、メールに貼り付けてもいいのだが、企業によってはクラウドストレージでのファイル共有を禁止しているところもある。そんな時のために、直接添付する方法も覚えておくことをオススメする。

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メールの作成画面でクリップアイコンをタップし、「ドライブ」をタップする
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Googleドライブ内のファイルにアクセスできる
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画像だけでなく、オフィス文書なども添付できる

ちょっと今手が離せない!
そんなときはスヌーズを活用する

 ビジネスでGmailを使っているなら、メールで来た連絡には何らかの対応をしなければならない。返信するなり、読むなりして、ラベルを付けてアーカイブする。しかし、すぐに対応できないということもあるだろう。

 放置しておいて、一段落したときに、最新のメールから読み始めると対応がおくれてしまう。そこで、任意のタイミングで送り直してくれる「スヌーズ」機能を活用しよう。Gmailの機能で、もちろん先方に差し戻されたりはしないので安心して欲しい。

 メニューから「スヌーズ」を選択すると、「明日」「今週中」「今週末」「来週」といった選択肢が現れる。それぞれ、翌日、その週の木曜日、その週の土曜日、翌週の月曜日の午前8時にリマインドされる。すべてのタスクは今日中に片づけるというのであれば、「日付と時間を選択」をタップして、タスクが終わりそうな時間を指定したりすればいい。

 本来、仕事を終えるときは受信トレイを空っぽにすべきだが、終業時間が過ぎたり、飲みに行きたいのにメールが残っていたら、スヌーズで見なかったことにするのもあり。とにかく、仕事を終えるときは空にしておくことが重要なのだ。

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「・・・」をタップし、「スヌーズ」を選択する
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再送するタイミングを選択する
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「日付と時間を選択」で時間を決め打ちして再送することも可能

複数のメールアカウントを切り替えて利用する

 複数のメールアカウントを登録し、切り替えて利用することも可能だ。ビジネスとプライベートでGmailを使い分けてもOK。アカウントを追加するなら、メインメニューの上に表示されているGmailアドレスをタップし、「アカウントを管理」を開く。

 現在登録されているアカウントが表示されるので、その下にある「アカウントを追加」をタップする。メールの種類で「Gmail」を選び、メールアドレスとパスワードを入力すれば完了。メインメニューから手軽に切り替えられるようになる。ちなみに、iCloudやOutlook、Yahooといったメールアカウントや、IMAP方式のメールアドレスを追加することも可能だ。

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メインメニューのメールアドレスをタップし、「アカウントを追加」をタップする
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メールアドレスの種類を選んで追加する
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メインメニューから手軽にアカウントを切り替えられるようになった

迷惑メールが届いたら報告&ブロックする

 Gmailは強力な迷惑メール除去機能を備えている。大量のダイレクトメールやスパムに悩まされているなら、Gmailを使うだけで大きな効果が得られる。とは言え、すり抜けて届いてしまう迷惑メールもある。その場合は、ユーザー名の横にある「・・・」をタップし、「「○○」をブロック」をタップすればいい。自動的に受信トレイから除去され、今後は迷惑メールフォルダに直行する。悪質な迷惑メールの場合は、右上の「・・・」をタップし、「迷惑メールとして報告」をタップすればいい。

 個人情報を盗むようなフィッシングメールが来た場合、 PCのブラウザー版だとこのメニューに「フィッシングを報告」という項目があるのだが、スマホ版にはないので迷惑メールとして報告しておこう。

 もし、普通のメールが「迷惑メール」に判別されているなら、メールを開いて「・・・」メニューから「迷惑メールではない」をタップすれば、受信トレイに戻り、受信できるようになる。

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迷惑メールが来たら、ブロックする
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Googleに報告すれば、迷惑メールとして判別する材料にしてくれる

 以上が、iPhoneでもGmailアプリを使う時に押さえておきたい便利な機能となる。メールアドレスにGmailを使っているなら、ぜひGmailアプリでその便利さを余すところなく活用して欲しい。

筆者紹介─柳谷智宣

柳谷さん顔写真

1972年生まれ。ネットブックからワークステーションまで、日々ありとあらゆる新製品を扱っているITライター。パソコンやIT関連の媒体で、特集や連載、単行本を多数手がける。PC歴は四半世紀を超え、デビューはX1C(シャープ)から。メインPCは自作、スマホはiPhone+Xperia、ノートはSurface Pro3とMacbook Air。著書に「銀座のバーがウイスキーを70円で売れるワケ」(日経BP社)、「Twitter Perfect GuideBook」(ソーテック社)、「Dropbox WORKING」(翔泳社)、「仕事が3倍速くなるケータイ電話秒速スゴ技」(講談社)など。筋金入りのバーホッパーで夜ごとバーをハシゴしている。好きが高じて、「原価BAR」を共同経営。現在、五反田・赤坂見附・銀座で営業中。