オンライン会議であまりやる気のない参加者、あなたのチームにいませんか？ （写真はイメージです）Photo:PIXTA
お互いに発言すべきタイミングを見計らうあまり、沈黙が場を支配してしまったり、参加者の心が離れたりしてしまいやすいオンライン会議。そんなオンライン会議で特に活用したいのが、話し合うべき論点を具体的に考え、参加者の意見を引き出すファシリテーション術です。
ビジネススクールを運営するグロービスで講師を務め、2年前から中国拠点チームとのオンライン会議を重ねてきた朱子青氏が、オンライン会議でぜひ使いたいファシリテーション術を紹介します。
オンライン会議で沈黙を生まないための3つのポイント
オンライン会議で、沈黙が続いてしまった経験はありませんか？これは、参加者が発言すべきタイミングをお互いに譲り合うあまり、話しづらくなることが背景にあります。
怖いのは、「この会議は自分にとって意味がない」と参加者に認識された途端に、彼らはやる気をなくし、画面上で別の作業を始めてしまう可能性があることです。会議において「ユウレイ参加者」を生み出さないためにも、ファシリテーターが論点を整理することで、意義のある会議にできるよう努めていく必要があります。
そこで私自身がオンライン会議でファシリテーターの役割をする際に、気をつけていることが3つあります。
1つ目は、会議を円滑に進めるクッション言葉の活用です。話す前には「話してよろしいですか？」、話し終わった後には「以上です」と伝えています。発言の切れ目を明確にしたほうが、次の人が発言しやすくなるからです。
沈黙を防ぐには、「○○さん、××という業務を担当していてどのような課題がありましたか？」と指名制で聞くのも効果的です。以前は私も、「何か意見ありますか」と全員に投げかけてしまっていたのですが、指名制の方が参加者の発言を引き出せることが分かりました。またテンポにも気を配っており、沈黙の時間を10秒などに決めて、意見が出なければ先にほかの人に話を振って、その間に考えてもらいます。
