AやBの対応で「下書き保存」で「To Doのリスト化」をすると、やるべきことがメーラーに集約できます。後半のCとDに関しては、返信しなくてもよいメールなので、すぐにでも処理してしまいましょう。必要なメールは読んで、不要なメールはすぐに削除するかアーカイブに移動するだけです。
インプットするのに時間がかかりそうなメールがあったら、ほかの処理が終わってから時間を割いてもよいと思います。ステータスを「既読」から「未読」に戻しておけば、忘れることはないはずです。
プロセス（2） 返信内容を考える
できる限りキャッチボールの回数をへらすことを意識してまとめると、返ってくるメールの総数がへって総体的な時間の短縮につながります。返信内容を関係者や上司などに確認する必要がある場合は、内容をまとめてからプロセスの（1）に戻ります。
プロセス（3） 返信内容を書く
この段階では、細かいテクニックで時短ができます。かなり基礎的なテクニックですが、「辞書登録」はおすすめです。定型句などをユーザー辞書などに登録しておくことで、テキストを入力する時間が短縮できます。
しょうもない挨拶だとわかってはいつつも、「お世話になります。」「以下、よろしくお願いいたします。」「引き続きよろしくお願いいたします。」などの常套句を簡単な「読み」で登録しておけば、すべてを入力する必要がなくなるのです。「メールアドレス」や「会社の住所」など、よく使う情報を登録しておいても便利です。
こうしたテクニックはかなり知られていますが、周囲に聞いた限りでは実際に活用している人が意外と少ないので、もったいないと思っています。1回で見ると数秒レベルの時短なのですが、ちりも積もれば山となるので、軽視せず活用すべきです。
