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多くのビジネスメールをやりとりしている中で、「この人、仕事がしやすい！」と思う相手がいるはずだ。実はそうした人のメールには「パターン」がある。これに沿って書けば、込み入った内容でもムダなく端的に言いたいことを相手に伝えられるのだ。本稿は、中川路亜紀『「仕事がしやすい」と言われる人のメール術』（青春出版社）の一部を抜粋・編集したものです。
「パターン」を使って
ラクに的確なメールを書く
メールを読んだとき、その文面から「仕事がしやすい」相手だと直感することがあります。
サクサクと読みやすく、ほどよくていねいで無駄がない。にもかかわらず、気持ちを配慮した言葉がワンクッション入る。こちらが次にとる行動を予測した情報提供や配慮に唸らされる……そんなメールを読むと、信頼感がふくらみます。
伝え方は重要です。どんなにていねいな言葉づかいで書かれていても、大事なことがぼやけていて用件がスッキリ頭に入ってこないメールは、読むにも返信するにも、時間がかかります。そんなメールは、書くほうも、ああでもないこうでもないと悩んで時間がかかっていることが多いものです。
メールは、シチュエーションに応じて、相手の頭に入っていきやすいように、心にも届きやすいように書く必要があります。込み入った説明が多くなるなら冒頭で用件を簡潔に知らせる、相手が不本意に感じるおそれがあるなら本題の前にワンクッション置くなど、書き方のみならず書く順番にもコツがあるのです。私は、それを「パターン」と呼んでいます。
「仕事がしやすい！」と言われる人の多くは、メールを手早くラクに書いています。それができるのは、実は、頭の中にこの「パターン」が入っていて、いつでも引き出せるようになっているからなのです。
パターンは、従来の文例やテンプレートとは違います。パターンは、スマートなメールに共通する書き方を要旨、つまりどんな内容がどのような順番で並んでいるかという構成でとらえます。
宛名、挨拶の次に何がくるのか。いきなり用件がくるのがいいのか、それとも相手の気持ちにワンクッションを投げるのか。中心になる用件の性質によって、どんな内容をどの順番で書くのがよいのかは違ってきます。
もちろん、パターンに示した以外の書き方もあります。メールの書き方は、多少のメールマナーはあるものの、基本的に自由です。
しかし、一から自由に発想して書くためには、それなりに試行錯誤する時間が必要です。
また、ビジネスメールでは、独自性を出すことよりも、気持ちよく、わかりやすく伝えることを優先しなければならない場面が多いはずです。
そこで、スマートなメールの共通項を抽出したパターンを活用することが、メールを書く時間を短縮する近道にもなるというわけです。また、パターンは、先にも書いたように、必要な内容を必要な順序で書いた様式なので、内容の漏れを防ぐことにも役立ちます。
迷わず書き始められる
基本の10パターン
ここでは、メールの種類により基本の10パターンを示し、解説しています。パターンは、それぞれ「切り出し」「打診」「条件の補足」「予定・期限」のようなパーツで構成されています。以下は、各パターンを図に表したもの。このパターンにそって書くことで、ラクに速くメールが書けます（『「仕事がしやすい」と言われる人のメール術』では、各パターンの文例を紹介しています）。
パターン1：依頼・交渉
「切り出し」で用件を伝える
依頼・交渉のメールは、説明すべきことが多く、長くなりがちです。最初に用件を切り出すことで、相手にそのつもりで読んでもらうことができ、複雑な内容も頭に入りやすくなります。
パターン2：アポ・日程調整
日時等の条件をうまく提示する
アポイントの場合も、最初に「打合せをしたい」など、アポイントをとりたい旨を切り出し、日時などの候補を提示して打診します。相手とのやりとりの回数を少なくするためには、適度な詰め方で条件を示す必要があります。
パターン3：案内・通知
呼びかけのあと必要情報をまとめる
案内メールでは、挨拶のあと、案内したいイベントなどの趣旨を、端的に伝えます。日時・場所などは、箇条書きにするなどして、後から見ても、ひと目でわかるように工夫する必要があります。
パターン4：異動・転職の挨拶
いきなり事実を切り出してよい
異動や転職等の挨拶は、相手との関係が変わるという意味で難しい連絡です。冒頭から事実を書き、お世話になったお礼や今後の抱負を書くのが、紙の手紙の時代からの伝統的な様式になっています。
パターン5：お礼
挨拶ぬきで感謝を伝える
お礼メールは、「これこれに、感謝しています」という経緯の説明とお礼の言葉から入ります。挨拶を入れると謝意が重複するので割愛。具体的な「よかったこと」を書くと、感謝の気持ちがより伝わります。
