パターン6：言いにくい返信
ワンクッションおいてさらりと書く
指摘や修正の要望を伝えなければならないときは、まず受け取ったお礼などポジティブなひとことを置いて、本題に入ります。指摘は端的に、感情をまじえず、さらりと書きます。
パターン7：催促
進捗状況などの確認から入る
催促のメールでは、進捗状況などを確認する文から始めます。その部分だけで催促の意味を含んでいますが、さらにこちら側の事情を説明したり、次の期限を切ったりして、明確に催促します。
パターン8：お断り・辞退
まず言い訳なしで結論を伝える
お断りメールは、まず申し出をもらったことへのお礼でワンクッション置き、続けて、言い訳なしで結論（断る）を伝えます。事情を説明したいときは、その後で。お詫びの言葉を添えます。
パターン9：お詫び・訂正
事実を端的に報告し詫びる
お詫びメールは、最初にミスなど詫びなければならない事実を報告し、お詫びの言葉をつなげます。経緯の説明は、事実の報告やお詫びの言葉の後にしたほうが、言い訳がましくなりません。
パターン10：送り状・確認依頼
送ることを通知し詳しく説明
送り状は、添付もしくは郵便などで別送する書類などについて、「送りますよ」と通知するメールです。冒頭に通知する文を置き、続けて付随するお願いごとや説明などを整理して書きます。
相手を不安にさせない
ビジネスメールの鉄則
日本ビジネスメール協会の2022年の調査では、ビジネスパーソンが1日にメールにかけている時間は平均で3時間を超えるとされています。また、メールにはたいてい、確認やら判断やらを求める宿題が書かれており、開いた順番にひとつずつ片付けていたらいつの間にか午前中が終わっていた！なんていうことも。
メールソフトの受信箱は、仕事を生み出す玉手箱のようなものです。いったん開くと、細かい雑用が現れて手間をとられてしまい、予定外の時間が経ってしまうことがあります。
不規則にだらだらメールチェックをすると、そのたびに予定外の仕事に手をとられ、仕事の手順が混乱したり、うっかり返信を忘れたりということも起こりがち。
