パターン6：言いにくい返信
ワンクッションおいてさらりと書く
指摘や修正の要望を伝えなければならないときは、まず受け取ったお礼などポジティブなひとことを置いて、本題に入ります。指摘は端的に、感情をまじえず、さらりと書きます。
パターン7：催促
進捗状況などの確認から入る
催促のメールでは、進捗状況などを確認する文から始めます。その部分だけで催促の意味を含んでいますが、さらにこちら側の事情を説明したり、次の期限を切ったりして、明確に催促します。
パターン8：お断り・辞退
まず言い訳なしで結論を伝える
お断りメールは、まず申し出をもらったことへのお礼でワンクッション置き、続けて、言い訳なしで結論（断る）を伝えます。事情を説明したいときは、その後で。お詫びの言葉を添えます。
パターン9：お詫び・訂正
事実を端的に報告し詫びる
お詫びメールは、最初にミスなど詫びなければならない事実を報告し、お詫びの言葉をつなげます。経緯の説明は、事実の報告やお詫びの言葉の後にしたほうが、言い訳がましくなりません。
パターン10：送り状・確認依頼
送ることを通知し詳しく説明
送り状は、添付もしくは郵便などで別送する書類などについて、「送りますよ」と通知するメールです。冒頭に通知する文を置き、続けて付随するお願いごとや説明などを整理して書きます。
相手を不安にさせない
ビジネスメールの鉄則
日本ビジネスメール協会の2022年の調査では、ビジネスパーソンが1日にメールにかけている時間は平均で3時間を超えるとされています。また、メールにはたいてい、確認やら判断やらを求める宿題が書かれており、開いた順番にひとつずつ片付けていたらいつの間にか午前中が終わっていた！なんていうことも。
メールソフトの受信箱は、仕事を生み出す玉手箱のようなものです。いったん開くと、細かい雑用が現れて手間をとられてしまい、予定外の時間が経ってしまうことがあります。
不規則にだらだらメールチェックをすると、そのたびに予定外の仕事に手をとられ、仕事の手順が混乱したり、うっかり返信を忘れたりということも起こりがち。
『「仕事がしやすい」と言われる人のメール術』（青春出版社）中川路亜紀 著
そこで、1日の流れの中でメール仕事に取り組む時間を決めて、流されないようにするというのも、よい考えです。緊急用件がないか件名だけはときどきチェックして、開封するのは、決めた時間だけにする、つまりメール仕事を固めてするのです。
メール仕事を固めてすれば、作業の錯綜を回避して返信忘れを防ぐことができます。新着メールを開封したら、その対応に集中します。やむなく間にほかの仕事を入れるときは、そのメールが未対応であることがわかるように目印をつけます。
たとえば、次のような方法でうっかりを防止することができます。
保留にするときの返信忘れ防止対策 拡大画像表示
メール作業を固めて行うことは、返信忘れを防ぐだけでなく、作業効率を高めるためにも有効です。
ただし、すべてのメールの処理を決まった時間に完了させるというのは、たぶん難しいでしょう。なぜなら、調べないと答えられないもの、上司など関係者と相談しないと判断できないもの、添付された長大な資料等を読まないと返事できないものなど、作業時間を要するメールも少なくないからです。
そこで、メールの開封にあたっては、次のような視点から分類、つまり仕分けをして対応することをお勧めします。内容に応じて緩急をつけた対応をすることは、マナーの点からも重要です。
メールのタイプによって分けて対応することも有効 拡大画像表示
（5）の場合は、折り返しの返信で、すぐには返事ができないので少し待ってほしいことを伝えておきます。
たとえば、次のような言い回しを覚えておくと便利でしょう。
できれば、回答できる時期も入れたいところですが、入れられない場合は、次の例のように、それなりに婉曲な表現で書くことが必要です。
「拝読」は敬意を払う相手が書いたものなどを読む場合の謙譲語ですが、自分が書いたものを「拝読してください」などと書いている誤用が見られるので注意してください。
