「一生懸命に考えたのに、思ったように伝わらない」「焦りと不安から自分でも何を話しているかわからなくなってしまう」…。言っていることは同じなのに、伝え方ひとつで「なんでこんなに差がつくんだろう」と自信を失ったとき、どうすればいいのでしょうか？
コンサルタントとして活躍し、ベストセラー著者でもある田中耕比古氏の著書『コンサルだけが知っている 伝え方のテンプレ』から、優秀なコンサルが実践する「誰にでもできるコミュニケーション術」を本記事で紹介します。
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「型」を使って話す
型とは、つまり、話の構造であり、情報を伝える順番です。
そして、コンサルタント、あるいは、優秀なビジネスパーソンは、こういう「型」をたくさん持っていて、それを使い分けることで「話がうまい」「説明がうまい」といった印象を周囲に与えています。
私は、こうした数多くある「型」の中で、幅広く利用できる代表的なものをピックアップして「テンプレ」としてまとめました。
「テンプレ」にすることで、より多くの人が「型」を構造的に理解し、日々の仕事の中で実践することができると考えたからです。
「テンプレ」というと、何だか面白みのない、自由を奪うものだと感じる人もいるかもしれません。
「テンプレ通り」という言葉からは、お仕着せでつまらない印象を受ける人も多いでしょう。
そもそも「テンプレート」とは、何かを効率よく進めるための“ひな形”や“下敷き”のことです。
ビジネスの現場では、議事録のフォーマット、報告書の構成、会議の進行順など、さまざまな場面で「テンプレート化された進め方」が使われています。
型通りというと、何だか堅苦しく感じるかもしれません。
しかし、テンプレがあれば、「どこから話し始めるか」「何を軸に据えるか」「何をあえて省略するか」という判断に迷うことが減ります。
迷わないから、もう一歩踏み込んで「工夫する余地」ができます。
テンプレを軸に思考し、表現する
例えば、私が後輩や部下に仕事の進め方・考え方を教える際には、「時系列で考えると、漏れない」ということをまず教えます。
「朝起きてから、家を出るまでにやることを思い出してください」、と言われたとき、あなたはどのように思い出しますか？
バラバラと頭に浮かんだ順に「歯磨き、着替え、コーヒーを飲む、天気予報をチェックする……」と挙げていってしまうと、すべてを思い出すことは難しくなります。
それを「目覚める→ベッドから出る→洗面台に行く→顔を洗う→歯磨きをする→トイレに行く→コーヒーメーカーのスイッチを入れる→寝室に戻る→着替える……」というふうに、目が覚めてからの自分の行動を振り返って、時間通りに順序だてて整理すると、「漏れなく」洗い出すことができるのです。
この考え方は仕事の現場にも応用できます。例えば「業務に関するヒアリング」の際には、「時間軸に沿って質問する」というアプローチが考えられます。
これは、「ヒアリング」する際に有効なテンプレだと言えるでしょう。
当然ながら、ヒアリングをしている中で、相手が想定とは違う話をしてくるケースは多くあります。
そんなときにも「時系列に戻る」というふうに決めていれば、「先ほどの続きに戻りますが」といって、元の場所に戻りやすくなるはずです。
あるいは、同じ考え方を適用してヒアリング内容の整理をすることもできます。
先ほどは、質問の仕方で時系列の考え方を使いましたが、こんどは「相手が話していることを、時系列に整理する」という目的で使うのです。
「これは、受注したときの話だな」
「これは、発送するときの話だから、受注より後だな」
「お、入金確認の話か。今回の場合だと請求書払いだから、発送よりも後の話だな」
「見積もりか……。ってことは、受注よりも前だな」
というふうに、バラバラな順番で出てくる先方の話を聞きながら、時系列に整理していくわけです。
こうすることで「すみません。請求書の発行処理についてお聞きしても良いでしょうか？」などのように、抜け漏れがある部分をピンポイントで見極めて質問することができます。
「時系列で考える」と決めれば、それを応用した仕事の進め方を「テンプレ」として自分の中にストックすることができるのです。
こうした「テンプレ」を持つことで、コミュニケーションの軸足が定まり、会話中に「どうやって話そうか」と迷わなくなります。
そして、伝え方がうまくなると共に会話の内容に集中できるようになるのです。
テンプレは、伝え方の完成形、理想形ではありません。
自分の考えを伝えるための思考の支柱、表現の起点だととらえていただければと思います。
（本記事は『コンサルだけが知っている 伝え方のテンプレ』の一部を抜粋・編集したものです）
『コンサルだけが知っている 伝え方のテンプレ』とは？
★頭のいい人は「型」で話す！
【言語化】【思考の整理】【報告】【依頼】【会議】【プレゼン】【営業】…etc
・「何が言いたいの？」がなくなる
・質問にうまく切り返せるようになる
・相手が心から納得し、信頼を得られる
一生使える秘伝の「言語化と伝え方」16＋5の型。
伝えることや、話すことが苦手な人は、
自分の考えを「相手に伝わる言葉」に
落とし込めないまま話してしまう。
その結果、
「何が言いたいの？」と
相手に疑問を抱かせることが多い。
一方で「話すのがうまい人」は
自分の考えを相手の視点に立ったうえで言語化し、
相手が納得できるように設計したうえで、伝えている。
相手も心から納得することができるので、
話すたびに信頼を得られる。
コンサルタントは、
長年の経験・知識をもった経営者を相手に
自分の考えを納得させるプロである。
本書では、コンサルタントが実践する
コミュニケーションの基本が
「伝え方のテンプレ」として
誰でも使える16＋5の「型」としてまとまっている。
型を知り、真似することで、
コミュニケーションが苦手な人でも、
自分の考えをわかりやすく相手に伝え、
納得させることができるようになる。
【主要目次】
はじめにーなぜ頭がいい人の話はスッと頭に入るのか
第1章 伝え方には最強の「テンプレ」がある
1ー「伝わらない」のは、実力不足ではない
2ー伝え方がうまい人がやっている、たった一つの準備
3ー伝わらないのは「話の構造」がないから
4ー型を持っている人は、動揺しない
5ーフレームワークより大事な「言語化の技術」
6ーテンプレ＝思考の支柱である
第2章「言語化」のテンプレ
1ー頭の中を抜け漏れなく整理するー時系列テンプレ
2ーもう「何が言いたいの？」と言わせないー幹と枝葉テンプレ
3ー「二つのベクトル」で言語化するー主観→客観テンプレ・ロールプレイテンプレ
4ー情報整理ではなく、ストーリーを設計するーBefore→Afterテンプレ・逆算テンプレ
5ー想定外に対応できるよう会話を準備するー守備固めテンプレ・二の矢テンプレ・ベースキャンプテンプレ
第3章「伝え方」のテンプレ
1ー王道の伝え方は、結論から話すー結論ファーストテンプレ
2ー相手の思考に寄り添い「納得」を醸成するー寄り添いテンプレ
3ー自然と受け入れたくなるように感情を設計するー共感・共鳴テンプレ
4――方通行の説明ではなく「会話の中」から答えを引き出すーヒアリングテンプレ
5ー質問を受け止め、互いの理解を深めるー打ち返しテンプレ
6ー相手が自分で決めるように花を持たせるーお膳立てテンプレ
7ー伝え過ぎない勇気が、信頼を生むー引き算テンプレ
第4章「テンプレ」を実践するー五つのシーン別テンプレ集
0ービジネスシーンでテンプレを使いこなす
1ー「プレゼン」のテンプレ
2ー「商談・提案」のテンプレ
3ー「報告・レポート」のテンプレ
4ー「企画発表・社内提案」のテンプレ
5ー「お願い・依頼 ／ 断り方」のテンプレ
おわりにー「テンプレ」を使いながら、自分の“型”を育てる
