「一生懸命に考えたのに、思ったように伝わらない」「焦りと不安から自分でも何を話しているかわからなくなってしまう」…。言っていることは同じなのに、伝え方ひとつで「なんでこんなに差がつくんだろう」と自信を失ったとき、どうすればいいのでしょうか？
コンサルタントとして活躍し、ベストセラー著者でもある田中耕比古氏の著書『コンサルだけが知っている 伝え方のテンプレ』から、優秀なコンサルが実践する「誰にでもできるコミュニケーション術」を本記事で紹介します。
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「がんばって説明しなきゃ」と思い、話しすぎる
説明が下手な人にならないために必要なのは“がんばった気持ち”を手放す技術です。
褒めてほしい、よくがんばったねと労ってほしい、そういう気持ちを手放すと、話はシンプルで伝わりやすくなります。
「すべてを伝えようとしない」
これが、伝え方において、最も重要で、そして、最も忘れられがちなポイントです。
説明に慣れていない人ほど、
「考えたことは、すべて伝えきらなくちゃ」
「がんばって考えたので、その過程もしっかり理解してほしい」
そんな気持ちを持ちやすいものです。
しかし、聞き手の立場に立って考えてみるとどうでしょう。
・話が長くて、流れが読めない
・関係ない情報が、たくさん混じってくる
・要点がわからず、混乱する
こんな状態になってしまうと、こちらが話せば話すほど、相手は「聞くモード」ではなくなっていきます。
だからこそ、情報を「捨てる勇気」が必要なのです。
伝えたい気持ちを一度横に置いて、伝えるために「引き算」をする。
これが、「引き算テンプレ」です。
聞き手が受け取れるものだけに絞る「引き算テンプレ」
「引き算テンプレ」は、次の3ステップで進めます。
ステップ①：聞き手の立場に立って考える
ステップ②：相手にとって必要な情報だけを絞り込む
ステップ③：要点に集中して伝える
ステップ①：聞き手の立場に立って考える
本書の中で、なんども同じようなことを考えてきていますが、ここでも「ロールプレイテンプレ」の視点は特に有効だと思います。
「ロールプレイテンプレ」のステップ①～③、
ステップ①：聞き手の立場や背景を想定する
ステップ②：その相手の「知っていること」と「知らないこと」を分ける
ステップ③：相手が「気にしていること」、「興味のあること」を考える
がそのまま使えます。
相手が、何を知っていて、何を知らないのか。
どんな情報を知りたいのか、どんなことに興味があるのか。
まずはそうしたことを考えます。
ステップ②：情報の絞り込み
「ロールプレイテンプレ」のステップ④は、相手の興味に合わせて、情報を並べ替える、というお話でしたが、今回は引き算ですので、相手の興味関心から外れることは「思い切って捨てる」ことになります。
情報の取捨選択に際しては、「幹と枝葉テンプレ」で整理してきた内容が活きてきます。
大事なこと、伝えるべきこと「だけ」を決めます。
枝葉、つまり補足情報・参考情報は、いったん捨てます。そうした内容は「聞かれてから答える」という、「守備固めテンプレ＋打ち返しテンプレ」のスタイルにしましょう。
具体的には、
・結論に至るまでの過程・プロセスは、バッサリ切る
・強調表現・修飾的な言い回しは、一度、すべて捨ててみる
・導入部を極限まで絞り込む
といったアプローチが効果的です。
結論に至るまでに、何をやったかというのは、時系列での考え方です。物事を考える際には有用ですが、伝える際には邪魔になります。思い切って捨てましょう。
また、「膨大な」「非常に」「極めて」「すばらしく」などの強調表現や、「たいへんな苦労を経て」「そこに大きな困難がありまして」「膨大な資料に基づいて」などの修飾的な言い回しは、話の筋とは直接関係しません。いったん、消してしまいましょう。
もし導入部が長くなる場合は、「必要のない前提情報を盛り込み過ぎている」というリスクがあります。相手が知っていることは、伝えない、もしくは、伝えるにしても、簡単な確認に留めるなどのテクニックを用いましょう。
「寄り添いテンプレ」で行ったように「背景情報・前提情報」を整理した上で、「ここから減らせるものはないか？」と確認していくのが良いと思います。
ステップ③：要点に集中する
そうして情報を整理したら、話の本筋だけに集中して伝えます。
もちろん、必要な背景情報・前提情報は伝えるべきですし、話術としてのアイスブレイクなども必要に応じて行うべきです。
しかし、本筋に入ったら、まずは、一本道で結論まで進んでいきましょう。
できるだけ、真っ直ぐ、迷いようがない道を進むのです。
（本記事は『コンサルだけが知っている 伝え方のテンプレ』の一部を抜粋・編集したものです）
『コンサルだけが知っている 伝え方のテンプレ』とは？
★頭のいい人は「型」で話す！
【言語化】【思考の整理】【報告】【依頼】【会議】【プレゼン】【営業】…etc
・「何が言いたいの？」がなくなる
・質問にうまく切り返せるようになる
・相手が心から納得し、信頼を得られる
一生使える秘伝の「言語化と伝え方」16＋5の型。
伝えることや、話すことが苦手な人は、
自分の考えを「相手に伝わる言葉」に
落とし込めないまま話してしまう。
その結果、
「何が言いたいの？」と
相手に疑問を抱かせることが多い。
一方で「話すのがうまい人」は
自分の考えを相手の視点に立ったうえで言語化し、
相手が納得できるように設計したうえで、伝えている。
相手も心から納得することができるので、
話すたびに信頼を得られる。
コンサルタントは、
長年の経験・知識をもった経営者を相手に
自分の考えを納得させるプロである。
本書では、コンサルタントが実践する
コミュニケーションの基本が
「伝え方のテンプレ」として
誰でも使える16＋5の「型」としてまとまっている。
型を知り、真似することで、
コミュニケーションが苦手な人でも、
自分の考えをわかりやすく相手に伝え、
納得させることができるようになる。
【主要目次】
はじめにーなぜ頭がいい人の話はスッと頭に入るのか
第1章 伝え方には最強の「テンプレ」がある
1ー「伝わらない」のは、実力不足ではない
2ー伝え方がうまい人がやっている、たった一つの準備
3ー伝わらないのは「話の構造」がないから
4ー型を持っている人は、動揺しない
5ーフレームワークより大事な「言語化の技術」
6ーテンプレ＝思考の支柱である
第2章「言語化」のテンプレ
1ー頭の中を抜け漏れなく整理するー時系列テンプレ
2ーもう「何が言いたいの？」と言わせないー幹と枝葉テンプレ
3ー「二つのベクトル」で言語化するー主観→客観テンプレ・ロールプレイテンプレ
4ー情報整理ではなく、ストーリーを設計するーBefore→Afterテンプレ・逆算テンプレ
5ー想定外に対応できるよう会話を準備するー守備固めテンプレ・二の矢テンプレ・ベースキャンプテンプレ
第3章「伝え方」のテンプレ
1ー王道の伝え方は、結論から話すー結論ファーストテンプレ
2ー相手の思考に寄り添い「納得」を醸成するー寄り添いテンプレ
3ー自然と受け入れたくなるように感情を設計するー共感・共鳴テンプレ
4――方通行の説明ではなく「会話の中」から答えを引き出すーヒアリングテンプレ
5ー質問を受け止め、互いの理解を深めるー打ち返しテンプレ
6ー相手が自分で決めるように花を持たせるーお膳立てテンプレ
7ー伝え過ぎない勇気が、信頼を生むー引き算テンプレ
第4章「テンプレ」を実践するー五つのシーン別テンプレ集
0ービジネスシーンでテンプレを使いこなす
1ー「プレゼン」のテンプレ
2ー「商談・提案」のテンプレ
3ー「報告・レポート」のテンプレ
4ー「企画発表・社内提案」のテンプレ
5ー「お願い・依頼 ／ 断り方」のテンプレ
おわりにー「テンプレ」を使いながら、自分の“型”を育てる
