「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。
Photo: Aleksei/Adobe Stock
作業中の「切り替え」が多いとムダが増える
仕事が思い通りに終わらない2つ目の理由は、作業中の「切り替えが多いから」です。
切り替えが多いと、仕事は思い通りに進みません。
切り替えが多いと、無意識のうちに集中力が下がります。
集中しているつもりでも、“隠れたムダ”が生じているのです。
「スマホの通知」溜めていませんか？
まずは一番簡単で即効性があるのが、「通知」を止めることです。人間は、周囲の変化に敏感に反応するようにできていますから、余計な通知が見える・鳴る状況では、簡単に集中が途切れてしまいます。
スマホの通知がたまってしまっていると、つい「あ、何か確認しないと」と思考の切り替えが生じてしまいます。これが気づかぬうちに“隠れたムダ”になっています。生物は、周囲の環境変化を危険の兆候と捉えます。ですから、変化が生じたらそちらに意識を向けるのは当然なのです。
このような話は些細に思えるかもしれません。しかし、それは「思考の切り替え」によるロスを甘く見ている、と言わざるを得ません。
人間には「考える」と「手を動かす」を同時にこなす能力はありません。残念ながら、どちらか1つずつしかできないのです。そしてこの2つを頻繁に「切り替え」るのは、とても非効率なのです。
「切り替え」だけで仕事は遅くなる
切り替えが多いと、作業効率は悪くなります。スマホの通知に気を取られる人は、「考える（計画モード）」と「手を動かす（実行モード）」を行ったり来たりしていますから、頭の切り替えが頻繁に起きています。
計画モードと実行モードは、頻繁に切り替えるものではありません。「実行モード」とは集中して取り組んでいる状態ですから、一度そのモードに入ったら、なるべく長く継続したほうが、仕事がはかどります。実行モードに入ったら、途中で計画モードに戻らないほうが良いのです。
周囲の変化はなるべく減らす。自分でコントロールできる「通知」はできるかぎりオフにしておきましょう。「考える」と「手を動かす」を分けて、切り替えを減らす。実行モードと計画モードを行ったりきたりしない。これが仕事を速く進める秘訣（ひけつ）なのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
