シリーズ累計16万部を突破し「ホワイトカラーの労働生産性を劇的に向上させる1冊」と大評判の『アウトルック最速仕事術』(ダイヤモンド社)。著者の森新氏によると、アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「年間平均500時間」をアウトルックだけに費やしているという。しかし、その実践的なスキルをまとめた書籍はこれまでなかった。今回は、森氏に脱マウスで「メールにハイパーリンクを貼り付ける方法」を動画で解説してもらった。

共有ドライブにあるファイルを簡単にシェアする方法

 組織によってはファイルを共有ドライブに格納し、そのファイルのパス(ファイルの保存場所を示す文字)をメールで送って共有することがあります。この操作を行うときに、ぜひ使いたいのが、[Shift]+右クリックです。

 エクスプローラーで共有ドライブのファイルを選択して、[Shift]を押しながら右クリックをします。[Shift]+アプリケーションキー(キーボードの右下にあるノートのようなマークのキー)でもかまいません。

 メニューが表示されるので、[パスのコピー](または[パスとしてコピー])を選んでください。これだけで、ファイルのパスがコピーされてクリップボードに保存されます。

 コピーしたファイルのパスは、そのまま本文に貼り付けてもクリックして移動できる状態(ハイパーリンク)にはなりません。ファイルを共有するためには、これをハイパーリンクに変換する必要があります。このときに使うのが[Ctrl]+[K]です。

 ファイルを選んでパスをコピーした状態で、新しいメールあるいは返信のメールを開き、本文の欄を選択してから[Ctrl]+[K]を押します。

「ハイパーリンクの挿入」画面が開き、「アドレス」の欄にカーソルがある状態になるのでそのまま[Ctrl]+[V]を押してパスを貼り付けて、[Enter]を押します。

 これで、ハイパーリンクが設定されたパスを挿入できます。

 なお、このように文字(パス)にハイパーリンクを設定できるのは、本文の形式がHTML形式もしくはリッチテキスト形式の場合のみです。

 ぜひ、本動画を活用して、この方法をマスターしてください。