聞いたことを書くだけなのに…
議事録がこんなに苦手なのはなぜ？

カズキさん（30代、製薬会社宣伝担当）のぼやき

　会議の議事録を取るのが、とっても苦手です。会議の途中で、一度、聞き取れないところにぶつかると、そこに引っかかってしまい、気づいたときには議事が進んでいて置いていかれてしまいます。

　全体的に大雑把に把握する力が弱くて細部にこだわってしまう傾向があると自覚しているのですが、それにしても、こんなに議事録を取るのに苦労するなんて、と議事録当番のたびに落ち込みます。

　カズキさんは、発言の細部を聞き取ることにこだわりすぎるため、議事録を取る際に全体の流れを把握することが難しいようです。

　また、完璧主義ゆえに「すべてを完璧に聴かなければならない」と思っていて、聞き取れない部分があると、それに引っかかって立ち止まってしまい、その間に進んでしまった議事についていけなくなります。

　聞き逃さないために会議全体を録音もしているのですが、後からその音声データを聞き返すのは、正直ものすごく時間をとられるしうんざりします。そのため、議事録作成はついつい先延ばしになってしまい、休みの日にも、もやもやした気持ちになります。

　実は、カズキさんの完璧主義の背景には、過去に議事録や報告書作成をしたときに生じた似たような失敗の記憶からくる苦手意識や自分の能力への自信のなさがあります。

　これまでもこうした「要約」が苦手で時間がかかっていたのです。ふりかえってみるとカズキさんはずっと国語の問題を解くのが苦手でした。それゆえに会議全体の目的や流れのような全体像を把握することがそもそも難しいようです。

　このような状況が繰り返されると、毎回の会議の議事録作成に膨大な時間がとられることが重なり、他の仕事をする時間がどんどん奪われていってしまいます。

解決策は細部の聞き逃しを気にせず
その場で要約しながらメモすること

　まず、完璧主義を少し緩めてみましょう。このように考えてください。

　もし細部を聞き逃した議事録を作成してしまったとしても、少なくともクビにはならないのではないでしょうか。せいぜい周囲から「ここはちょっと違うんじゃない？」と小さなミスを指摘されるぐらいではないでしょうか。

　もしかしたら発言の細部なんて、誰も気にしていないかもしれません。このように現実的にあり得そうな結果を具体的にイメージすると不安は軽減されることが多いでしょう。