すごく基本的なことではあるけれど、電話の取り次ぎをなくす、受け付けの取り次ぎをなくすなど、人に伝言を託す作業はなるべく減らしていく。二度手間などのムダを徹底的になくした業務構築を進めるのだ。そのためfreeeでは、とにかくすべての業務をクラウドで完結できるよう徹底的に進めている。

 あらゆる情報は、紙ではなくドキュメントで共有した上で話す。議論も、あらゆる場所から参加できるドキュメント上で行うことが多い。契約書もいちいち印刷したり郵送したりすることはせず、できるだけオンラインで完結させる。あらゆる申請に対する承認も捺印は必要なく、「承認」ボタンをポチッと押せば済む。

 こういうことだけでも、業務効率はかなり上がる。いわゆる「あからさまな隅っこ」をクラウド化するだけで、意外と大きなインパクトが見込めるのだ。

時間の捻出は「組織一丸と
なって徹底する」がミソ

 ただ、徹底的にクラウド化を進めるのは、会社としてしっかりした方針がないとまだまだ進んでいかないのが現状ではないだろうか。これまで挙げた事例は、freeeではもはや当たり前のことではある。これは、会社として声を大にして方針を宣言し、みんなで徹底的に取り組んでいることが大きい。

 会社としての方針が特にないままクラウド化を進めようとしても、「慣れていません」「反対です」と言う人が1人でもいると、途端に立ち行かなくなってしまう。部分的にツールやプロセスを変えてしまうと、むしろ生産性は下がってしまうのだ。

 働き方の方向性や暗黙のルールは、みんなで「こうしよう!」と持つ。持ったら組織で一丸となって徹底的にやる。業務の大胆な効率化を全社で進めるにはこれが重要だし、チームづくりのための非効率な時間を捻出するためのミソかもしれない。