エクセルの教科書#10
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Excelはほんの少しこつを覚えるだけで仕事の効率が圧倒的に上がる。そこで特集『ビジネスエリートのためのExcelデータ分析の教科書』(全10回)の最終回では、『入社1年目のエクセル仕事術』の著者である中山真敬さんに、簡単な割にとても便利なExcel活用術を紹介してもらおう。

「週刊ダイヤモンド」2015年2月28日号の第1特集を基に再編集。肩書や数値など情報は原則、雑誌掲載時のもの。

「データ入力10倍速法5選」と
「表仕上げ瞬速法5選」

データ入力作業にExcelは欠かせない。特別な技術を必要としない単純作業なのに、ベテランなら1時間でできる作業に2、3日かかってしまう新人もいる。つまり、入力スピードを上げれば「それだけで仕事が速いと評価されます」(中山さん)。ではどうすればよいのか。 

データ入力10倍速法5選(1)
目線はデータの紙に右手はテンキーに

 まず、入力したいデータを紙に印刷し机の左側に置く。なるべく紙がいいのも「パソコン画面上で済まそうとするのが最も時間がかかるからです」(中山さん)。目線はデータ資料に向けておこう。

 画面を見ずに数字が入力できればスピードが上がる。そこで利用したいのがテンキーだ。指の位置は「4」「5」「6」にそれぞれ人さし指、中指、薬指の順に置き、「0」を親指にする。電卓と同じように右手をテンキーに置けば画面を見なくても数字が入力できるようになる。