名刺はクラウドに保存して存分に利活用したい
そこで、オススメなのがクラウド名刺管理サービスだ。名刺をスキャンし、データをクラウドに保存。PCやスマホからアクセスできるようにするサービスだ。
名刺管理サービスと言えば、松重豊さんが「それ、早く言ってよ～」と嘆くCMでおなじみの「Sansan」が有名だ。法人向け名刺管理サービスとしては、シェア83.1％と圧倒的な導入実績を誇る。機能が豊富で、他社のCRMやSFA、MAツールなどと連携することもできるが、中小企業や、「ちょっとチーム内で名刺情報を共有したい」というニーズの場合は予算が合わないことがある。
テレビCMでおなじみの「Sansan」。他社サービスとの連携など機能豊富
一方、「Sansan」と同じSansan株式会社が提供している個人向けサービス「Eight」は、無料または安価に利用できる。無料プランのユーザーでも名刺を無制限にアップロードでき、すべてデータ化して検索できるようにしてくれる。クラウドに保存できる容量も期間も無制限だ。ただし、基本的にデータ化されるのは名刺の表面に記載されている、氏名、会社名、電話番号、メールアドレスの4項目となる。
月額480円、もしくは年額4800円のプレミアムプラン（Eightプレミアム）を契約すれば、この4項目に加え、郵便番号や住所、部署・役職、FAX番号、携帯電話番号、ウェブサイトのURLもデータ化されるようになる。また、名刺がデータ化されるまでの待ち時間も、無料版の3分の1と短くなる。また、登録したデータをCSVファイルでダウンロードできるのも便利だ。
しかし、Eightは基本的に個人が名刺を管理するためのサービスなので、Eightだけで企業が名刺管理を行うのは難しい。従業員それぞれが自分のアカウントを使って名刺を取り込むので、社員同士や部署でのデータ共有が難しいのだ。必要に応じて教え合ったり、CSVファイルをダウンロードして共有したりするのも手間がかかる。また、その社員が退社してしまったら、名刺情報が失われてしまうのも困る。
