読み手の時間を奪うメールは嫌われる
長文メールは「構造化」する
嫌われるメールの共通点として、「読み手の時間が奪われる」という特徴があります。
丁寧に書こうとするあまり、読みづらくなってしまっていたり、質問に答えられていなかったり。そういう、ぱっと見て意図がわからないメールは嫌がられます。
場合によっては、内容が盛りだくさんになることがあるかもしれません。そういうときは、メールの構造を工夫しましょう。見出しを付けたり、一部を箇条書きにしたりするなど、正しく伝わるようにポイントを整理します。
構造化されていないメールは全部読むしかないので理解するのに時間がかかりますが、構造化されていれば、全体像を理解した後に詳細を確認することができます。
これは指導する側の上司の問題なのですが、敬語や言葉遣いの誤りは、間違いがはっきりしているから指摘しやすいのです。そうすると、若手は「私、敬語が苦手だから気をつけなきゃ」と思って、丁寧にすることばかり気にしてしまう。本来は、きちんと正しく伝わっているかどうか、不快感がないかが重要なのですが、それが二の次になってしまいます。
敬語が完璧でも、肝心の内容が伝わらなければ、「この人は仕事ができないな」と思われます。まずは伝えたいことが正しく伝わるかどうか、そして不快感がないかどうか。この2点をチェックしましょう。
