これは時間管理スキルの中でも、ゴール設定とそこに到達するための手段の選択にかかわる部分です。これらができるようになると、仕事の要点を外さずに時間も圧縮できて、予定している仕事がこなせるようになるのです。
手書きしか知らなかった人に
パソコン仕事を振ったらどうなる？
「仕事が遅い」という悩みには、少なくとも3つの問題があります。
1.仕事のゴール設定ができていない。
2.仕事の要点を押さえていない。
3.時間に間に合うための方法を選べていない。
という3つです。ひとつずつ見ていきましょう。
1.仕事のゴール設定ができてない。
仕事の指示を受ける時に、仕事の完成形が浮かんでいれば、スムーズに着手できますね。完成形の解像度が高いほど、そこに到達する手段も描きやすくなり、行動に移しやすくなります。
仕事が遅い、終わらない理由のひとつには、仕事のゴールが曖昧なまま引き受けてしまうことがあります。その場で聞けない背景についても修正してほしいのですが、仕事の指示の受け方をなるべく具体的にする、ということも大切です。
2.仕事の要点を押さえていない。
業務の中で、どこが外せないポイントなのか、どこを省略してもよいのか、なかなかピンとこないという人は案外います。こうした人たちは、いつも同じやり方で仕事をこなそうとするので、仕事が増えた分だけ残業が増えていきます。
時間内におさまるように要点を意識しながら仕事をこなす方法を覚えていきましょう。要点を抽出するために、タスクを小さな要素に分ける、要素分解のやり方があります。
3.時間に間に合うための方法を選べていない。
私たちはつい慣れたやり方で仕事をこなそうとしてしまいます。これまでずっと手書きだった人に、急にパソコンを使うように言っても抵抗を示すでしょう。
仕事のやり方を変えないのは、これと近いことかもしれません。時々、自分のやり方を疑い、視野を広げ、効率のよい方法を模索してみましょう。
上司の指示を実現するためには
必要な背景情報が無数にある
さて、ここからは仕事の遅い会社員のヒナタさんを通して、業務改善のための認知行動療法のテクニックをお伝えします。
