googleカレンダーは、予定の前日ないし当日には必ず見直し、間違いがないかを確認する。googleカレンダーを会社や家庭のパートナーと共有し、おかしい予定が入っていれば指摘してもらうようにするのも、間違いを減らすのに有効だ。さらには念には念を入れ、予定の前日や当日に「明日○日、○時からよろしくお願いします。お会いできるのが楽しみです！」といったメッセージを送ることもある。

◆集中力がない
◇集中できない

　進捗状況のわからない仕事が山積みで、その量はさらに増えていく――。タスクが終わらず不安でいっぱいのとき、仕事に集中できないのは当然だ。

　そこで有効なのは、「知ること」である。人は、知らないことやわからないことに対して恐怖感を抱く。「幽霊の正体見たり枯れ尾花」ということわざは、「幽霊だと思ってよく見たら、枯れたススキの穂であった」という意味だ。つまり、知ることで恐怖や不安を軽減できる。

　仕事の場合、知るべきことは3つ。「どんな仕事がどれだけあるか」「今、具体的に何をすべきか」「自分が止めている仕事はどれか」だ。手順書づくりを通してこの3つを知れば、自分でつくりだした「幽霊」を退散させることができ、安心して仕事に集中できるだろう。

◇他の仕事が気になってしまう

　1つの仕事に没頭するには、その仕事しか目に入らない状態をつくるとよい。加えて、やることが具体的で、自分でやれそうだと思える状態にする。

　例えば新商品企画の社内プレゼンのために資料をつくるとしよう。手順書は「新商品の強みを3つにまとめる」「パワーポイントに書き出す」「会議でプレゼンする」となるだろう。

　最初の手順は「新商品の強みを3つにまとめる」だ。だが「パワポの書き方はわかるかな？」「プレゼンはうまくいくかな？」などと考え始めると、あっという間に集中力が切れてしまう。

　だから意図的に、いま取り組むべき手順しか見えないようにするのだ。「新商品の強みを3つにまとめる」と書いた大きな付せんを見えるところに貼ったり、「新商品の強み3つ」と大きく書いたワードの画面をディスプレイの全画面で表示させたりしよう。「これから新商品の強みをまとめます」と誰かに宣言するのもいい。