スムーズな会議に劇的改善!
「会議改革」の具体的な中身とは?

 すべての仕事に「KAIZEN」の余地がある。

 つねにそう言っていたA氏は、「会議の在り方」を見直すことで、部下の働き方の改革を押し進めようとしていたのです。納得のいく「会議の在り方」の周知徹底まで半年を要しましたが、その後スムーズな会議の運営が可能となりました。

 具体的にどんなことをおこなったのか、その一部をご紹介しましょう。

○会議開催3日前までに、議題と発表者のプレゼン資料を参加者に送り、事前に読んでもらう
○会議参加者が適任であるか検討する
○ファシリテーターを指名し、会議時間をきちんと管理する
○発表者は持ち時間のなかで発表を終える
○会議の時間をオーバーし、長時間を要すると判断された議題については、次回の会議で議論をおこなう
○議事録を作成する
○会議終了後3日以内に、議事録を参加者ならびに関係者へ送る
○議事録に異議のある者は、議事録配布後1週間以内に議事録作成者に連絡する

 このように、会議開催についてPDCAサイクルをまわすことで、会議の運営をより効率的なものになっていきました。

 なによりも、一人ひとりの意識が変わり、「責任」を持って会議に参加するようになったことが意味のあることだったと、A氏はとても喜んでいました。

 発表者は「何を伝え、どの点について承認を得たいのか」「何を主張し、どの点を議論したいのか」などを事前に深く考えることで、よりわかりやすく簡潔なプレゼンテーションへと生まれ変わりました。

 また、会議を運営する「ファシリテーター」を指名することで、「自分の議題の時間が短く不公平に感じたが、公平になった」「これまで質問などないと思われる議題についても質問の時間があり、無理して質問しなければならなかったのがなくなり苦痛が減った」「会議が予定終了時間に終わるので、会議後のタイムマネジメントがしやすくなった」など、これ以外にも様々な意見があがりました。

 そして、会議参加者は、「事前に会議資料にすべて目を通さないと会議に参加できないというプレッシャーがあったが、慣れてしまうとそんなに苦痛ではないことがわかった」「会議は、意見を交換する場であるため、どんな意見を言おうか事前によく考えるようになった」「これまで眠そうにしながら参加していたメンバーも、今ではイキイキとしながら会議に参加するようになった」など、前向きなコメントが寄せられました。

 このように、「会議のスタイル」が変わることで、みんなの「意識」まで変わっていったのです。