「クッションタイム」で“割り込み仕事”を吸収

小室淑恵(こむろ・よしえ)
株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長(https://work-life-b.co.jp/
2006年に起業し、働き方改革コンサルティングを約1000社に提供してきたほか、年間約200回の講演を依頼されている。クライアント企業では、業績を向上させつつ、労働時間の削減や有給休暇取得率、社員満足度、企業内出生率の改善といった成果が出ており、長時間労働体質の企業を生産性の高い組織に改革する手腕に定評がある。主催するワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座は全国で約1600人の卒業生を育成し、認定上級コンサルタントが各地域で中小企業の支援も行っている。政府の産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会委員、文部科学省中央教育審議会委員、厚生労働省社会保障審議会年金部会委員、内閣府仕事と生活の調和に関する専門調査会委員などを歴任。著書に『働き方改革』『労働時間革命』(ともに毎日新聞出版)、『6時に帰るチーム術』(日本能率協会マネジメントセンター)など多数。

 また、毎朝、各自のスケジュールを設定する時点で、「クッションタイム」の設定をメンバーに奨励するのも効果的です。「クッションタイム」とは、「割り込み仕事」が発生することを予測して、あらかじめ「予備の時間」を設けておくことをさします。

 たとえば、「13~15時 営業(外出)」「15~16時 資料作成」などとギチギチに詰まったスケジュールを立てるのではなく、「13~15時営業(外出)」「15時~15時30分 クッションタイム」「15時30分~16時30分 資料作成」などとするわけです。

 もしかすると、営業先での打ち合わせが延びるかもしれませんし、メンバーから急な相談が入るかもしれません。そのような「予想外の出来事」「割り込み仕事」が発生しても、「クッションタイム」があれば吸収できるため、一日のスケジュールに狂いが生じにくくなるのです。

 私の経験では、一日のスケジュールのなかで2~3ヶ所、15~30分程度の「クッションタイム」を設定しておくと、そのほかの予定に支障をきたさずにすむことが多いです。

 あるいは、メンバーに「期日交渉」を徹底してもらうのも有効です。
「割り込み仕事」で多いのは、お客様からの急な依頼です。もちろん、そのような依頼には誠実に対応しなければなりませんが、一方で、それに振り回されるのもよくありません。というのは、本人のスケジュールが狂うだけではなく、マネジャーのスケジュールまで狂わせてしまうからです。

 あなたの職場にも、「先ほど、お客様から今日中に見積もりを出してほしいと言われました。急にすみませんが、この見積もり書をご確認いただけませんでしょうか?」といった「割り込み仕事」を頻繁に持ち込んでくるメンバーがいるのではないでしょうか?

 あまりにもそのようなことが多いメンバーには、「期日交渉」を徹底するように指導したほうがいいでしょう。お客様に言われるがまま、無茶なスケジュールをのんでしまっているから、このようなことが頻発するのです。お客様の事情をしっかりと聞いたうえで「期日交渉」をすれば、無茶なスケジュールを押し戻すことができるケースは多いのです。

「期日交渉」で重要なのは、相手とWin−Winになるような提案をすることです。たとえば、「今日中の提出となると、見積もりデータが概算になってしまうのですが、○日ならば正確な数字が出せるので、その日にさせてください」などと提案すれば、お客様にも納得していただけるはずです。

 このような交渉ノウハウをメンバーに学ばせることができれば、メンバー本人も「割り込み仕事」に振り回されることが減るでしょうし、その結果、マネジャーも楽になるのです。