鉄道と航空機で扱いが異なる？
旅費交通費の複雑な特例の数々
会社員にとって身近な旅費交通費だが、インボイス制度ではさまざまな特例等が複雑に絡んでくる。順を追って説明していこう。
従業員などに支給する出張旅費等
まず、従業員等に支給する、通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当および通勤手当）については、出張旅費特例によりインボイスの保存が不要とされている。
会社には、「相手方の氏名または名称」「取引日付」「取引の内容」「支払い対価の額」の基本的な項目に加え、「出張旅費等特例適用の旨」のような情報を提出することになるであろう。
なお、旅費等は実費である必要はなく、出張旅費規程などで定額支給されるものも、通常必要であると認められる限りにおいては問題ないとされている。そのため、出張旅費等についてはインボイス制度の影響を大きく受けず、従前と同じ取り扱いになるケースが多いだろう。
公共交通機関による3万円未満の旅客運送
ただし、出張旅費等に該当しない旅費交通費については、3万円未満の公共交通機関（船舶、バスまたは鉄道）による支出かどうかの検討が必要だ。
3万円未満の公共交通機関による支出は、公共交通機関特例によってインボイスの保存が不要とされている。ただし、「旅客の運送に直接的に附帯するものに限る」ため、特急料金や急行料金、寝台料金は含まれるが、入場料や手荷物の持ち込み料、貨物の預かり料などについては本特例の対象外となる。
また、この3万円未満の判断基準だが、1商品（切符1枚）ごとの金額で判断するのではなく、1回の取引により判断される。そのため、例えば、上司や部下が同行者の旅費をまとめて立て替えて3万円以上となる場合には、本特例の適用の対象外となる点に注意が必要だ。そして、公共交通機関特例の対象は船舶、バス、鉄道に限られるため、航空機やタクシーは対象外となっている。
まれなケースとしては、出張旅費特例や公共交通機関特例を適用できない入場券等回収特例がある。例えば、切符や特急券等と同じように、簡易インボイスの記載事項（取引年月日を除く）がある入場券などで、使用後に回収される取引についてはインボイスの保存が不要とされている。
いずれにせよ、会社には先の基本的項目に加え、「公共交通機関特例適用の旨」のような情報を提出することになるであろう。
その他の場合
タクシーの利用やコインパーキングなどへの駐車、高速道路の利用のように、上記のどの特例も適用できない場合はどうすればよいのだろうか。
まず支払先がインボイスの発行事業者かどうかを確認し、インボイス発行事業者でない場合は、インボイスの保存は不要となる。ただし、会社としてはそうした事業者との取引について適切に把握し、税務処理する必要がある。
そのため、従業員は会社に報告することや、会社がインボイス発行事業者ではない事業者との取引について制限を加える可能性もあるため、社内ルールや方針について確認することが必要になる。
一方、支払先がインボイスの発行事業者である場合には、必要な項目を満たしているかどうかを確認した上で、適切に保存することが求められる。なお、宛先が会社名となっているインボイス（簡易インボイスを含む）はそのままで問題ないが、宛先が従業員名となっている場合には、従業員宛のインボイスに加え、従業員の作成した立て替え金精算書を作成することで問題ない。
ちなみに、高速道路の利用時に発行される領収書だが、現金、クレジットカード、ETC（自動料金収受システム）クレジットカード、ETCコーポレートカードのどれかによって、インボイスへの対応が異なってくる。高速道路各社がさまざまな情報を発信しているので、対応を確認する必要がある。
会議費や接待費、備品・消耗品費にも
インボイス対応が必要
次に、会議や接待などに関する飲食費や備品・消耗品費だ。従業員が立て替えることも多いが、インボイス制度において注意すべき点が幾つかある。
自動販売機などで3万円未満の商品などを購入
顧客などとの会議に必要な飲料品を自動販売機で購入したり、時には備品や消耗品など物品を購入したりすることもあるだろう。このような自動販売機などでの3万円未満の商品の購入は、自動販売機特例によりインボイスの保存が不要とされている。
この場合、先の旅費交通費と同様、会社には基本的な項目に加えて「自動販売機特例適用の旨」と「支払先の住所または所在地」を報告することになるだろう。具体的には、自動販売機に貼ってあるステーカーに記載されている、販売管理者の名称や住所などをメモするような対応を求められる可能性もある。従前にはなかった対応だが、今後はこうした点にも留意する必要がある。
3万円を超えた場合
購入金額が3万円を超え、上記特例を適用できない場合には、支払先がインボイスの発行事業者かどうかを確認することが必要になる。
なお、個人で事業を営んでいる飲食店には免税事業者が一定数存在すると考えられる。そのため、会社がインボイスの発行事業者ではない事業者との取引について制限等を加えるのか、その他特別な申請などで代替するのか、会社のルールや方針を確認する必要がある。
加えて、フランチャイズ加盟店についても注意が必要だ。チェーン店の看板を掲げていても、中には中小零細法人が運営していることもあり、インボイスの発行事業者ではないケースも想定し得るからだ。チェーン店であるからといって安易に利用すると、インボイスを受け取れない点があることに留意しておく必要がある。
これらのように、インボイス制度にはさまざまな特例や注意点が存在する。また、交付されたインボイスに不備があった場合には、原則として会社は仕入税額控除を受けることができなくなる。その際には、インボイスを受け取った従業員が再交付などの手続きを行う可能性もあるだろう。
また、インボイスが電子的に提供されるケースも増えているが、ダウンロード期間が制限されることもあるため注意が必要だ。今年10月以降のインボイス導入期には少なからず混乱が予想されるため、一般の会社員にもインボイスの知識が必要になってくるだろう。
やまだ・かつや／G＆Sソリューションズ代表取締役、税理士法人G＆Sソリューションズ代表社員。1982年生まれ。中央大学経済学部卒業。会計・税務を中心とした税務申告やアドバイザリー業務を提供。M＆Aについては年間100件を超える案件に関与。著書に『M＆A財務デューデリジェンス入門』『実例でわかる M＆Aに強い税理士になるための教科書』（税務経理協会）。
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