ビジネスメールにおいては、1メール1案件が基本だ。絵文字や顔文字の使用は避け、ビジネスにふさわしい表現を心がけよう。1行が30～35字になるところで改行するのが良いとされている。署名に自分の氏名や連絡先を設定しておくと便利だ。
環境の違いによる文字化けを防ぐために環境依存文字は使わないようにする。また、HTML形式で送信すると、表示のために添付される画像が原因で、スパム扱いされることがある。テキスト形式での送付が望ましい。
◇契約書の基礎知識
ビジネスは、取引先との契約、社員の雇用契約、不動産契約など、さまざまな約束事や取り決めで成り立っている。円滑に仕事を進めていくためには、書面の形で契約を明確にしておかなければならない。また、トラブルが起きた際には、契約書が解決の指針にもなる。自分が担当する案件の契約書には、必ず目を通しておこう。
契約書は、一定の形式に従って作成されることが多い。記載する項目は、（1）タイトル、（2）前文、（3）内容（誰と誰が・どんな内容について合意するか、契約期間、誰にどんな権利や義務が生じるかなどを明記）、（4）日付、（5）両者の住所・氏名・印、が基本である。契約書は委託する側が2部発行し、互いに署名・押印をして、それぞれ1部ずつ保管する。
外国人と契約する場合など、相手に印鑑がなくサインのみであっても法的に問題はないが、互いが納得していることがカギとなる。メールや口約束でも双方の合意があれば契約は成立したとみなすことができるが、トラブルに発展しないよう、口頭で合意したことをメールに書き起こし、相手から合意の返信をもらっておいたほうが安心だ。
◆仕事の効率化と制度
◇時間管理の意義
時間管理は社会人に必須の能力である。約束した納期が守れなければお客様からの信頼を失ってしまう。社内業務でも、一人の仕事の遅れがチーム全体の業務の遅れにつながることがある。時間をしっかり管理し、遅れが発生しないよう効率よく仕事をしていきたい。
時間管理の基本はスケジュール管理だ。スケジュールを管理すれば、ヌケ・モレを防ぎ、いつまでに何をするかを明確にすることができる。
