ビジネスメールで恥をかかない！スマホ時代のメール術

移動中にスマホで読まれる事も多いビジネスメール。小さな画面や、大量のメールを読まなくてはならないという受け手の事情に即した文面を書いていますか？

　皆さん、こんにちは。澤です。

　もうじき4月ですね！

　4月といえば、新卒社員が期待と不安を胸に組織に入ってくる「入社式」という一大イベントがあります。ほぼ真っ白な状態で社会に踏み出してくる日本の新入社員たち。働き始めれば、いきなり様々なところで躓いたり立ちすくんだりすることでしょう。特に、就職活動でさんざんキーワードとして出てくる「コミュニケーション」については、多くの戸惑いや困惑に直面するに違いありません。

　そんな新入社員をサポートするために、今回は組織内コミュニケーションのツールの一つである「メール」に着目して、若者たちにどんなアドバイスをすればいいのかを言語化しつつ、これからのコミュニケーションツールの在り方についても考えていきたいと思います。

初めてビジネスメールを書く
新入社員へのアドバイス

　大学を出たての年代の人たち、つまり20代前半の人たちにとって、テキストメッセージはコミュニケーション手段の主役であり続けています。彼らは子どものころに最初に買ってもらったガラケーやPHSも、テキストコミュニケーションのツールとして認識しています。メールは彼らにとっては「あって当然」のものであり、目新しい手段と認識したことはないようです。

　私が周囲の新卒社員に聞いて回ったところ、「件名を入れて送るメール」を最初は使ったものの、途中からMessengerやLINEに代表されるチャットツールに移行し、さらに社会人になって件名つきのメールに戻る、というパターンのようです。

　この移行の過程で「会話の延長」から、「形式やマナーが重んじられるツール」へと変貌することになります。また、今まで使わなかった表現や常套句を見よう見まねでやったりして、だんだんに社会人的メール送受信になじんでいくことになります。とはいえ、「なんでこうなんだろ」「これって本当に必要なのかな」と思う不思議なものも中にはあるようです。