身だしなみ一つで、「この人は清潔感があるし、テキパキしていて仕事ができそう」「この人はだらしないから仕事もいいかげんかも……」などと勝手な先入観を持たれてしまいます。

 メール文も身だしなみが大事。簡単な文章一つとっても、ビジネスマンとして仕事ができる、できないを判断されてしまうこともあります。いや、簡単だからこそ文面で判断される、とも言えるでしょう。

 それでは、身だしなみの整った文章とはどういうものか、ビジネスマンとしてのセンスをワンランクアップさせる簡単なコツを紹介します。

5W1Hを盛り込み
漏れのないように

本コラム著者・尾藤克之氏の最新著書

 仕事の現場では日々大量のメールがやりとりされます。あまりに量が多いと、そっけない連絡や失礼な言葉遣いのメール、要領を得ないメールなどはつい後回しにしてしまいがち。

 忙しい現代において優先されるべきは、短い時間で、的確に相手に要点を伝えること、でしょう。

 まず普段から取引のある相手であれば、メールでの挨拶は「いつもお世話になっております」だけでもかまいません。親しくなった相手であれば、天気の話やちょっとした雑談を混ぜるのも、相手との距離をより縮めてくれることになります。

 さて、本題ですが、ビジネスメールの基本的な流れは、挨拶→ 何の連絡か→ 連絡内容の詳細→ 相手への気遣い→ お願いのひと言 です。

 連絡内容についても、5W1H(だれが、だれに、いつ、何を、どうして、どうやって)をしっかり盛りこみ、漏れのないようにしたいものです。

 また、タイトルにも工夫をしましょう。タイトルだけで相手に内容を伝えられるようなものにするのがベスト! そして長文の場合には、(長文で失礼します)などのひと言を添えることも、相手への気遣いになります。