依頼を断るとき、謝らないといけないとき、相手に行動を促すとき…。書き方が悪ければたちまち「感じが悪い人」になってしまうのが、困ったときのメールの書き方。いやみのない、言いたいことが的確に伝わるメールの書き方はこれでＯＫ！

「お断り」に便利なフレーズは覚えてしまおう

 何か頼まれたとき、誘われたときにどうしても断らないといけないことは多々あります。そんなときに相手の気持ちを損ねず丁寧に断るためにはどう伝えればいいでしょうか？

 お誘いのお断りは、業務上の重要度や切実さから、誰が見ても当然という理由があれば説明すべきですが、そうでない場合は、理由を詳しく書くと優先順位が見えてかえって失礼になるので注意しましょう。

●お断りに便利なフレーズいろいろ

・せっかくのお誘い（ご案内）ですが、
・ぜひうかがいたいところですが、

 →残念ながら、
 →あいにく
 →先約があり
 →どうしても都合がつかず、
 →のっぴきならない用事があり

  →参加することができません
  →どうしてもうかがえません
  →失礼させていただきます

 理由を明確に書ける場合には、

ぜひと申し上げたいところなのですが、
現在、来月の海外出張の準備に追われております。
たいへん残念ですが、今回はお気持ちだけいただき、
またの機会にお願いできればと思っております。

などとしますが、ＶＩＰからのスペシャルなお誘いの場合、飲み会であっても「忙しい」を理由に断るのは避けた方がいいでしょう。