「カテゴリー検索」と「キーワード検索」どちらを使うか？

　フォルダー分けせずにメールを整理する方法はとても簡単です。1つのフォルダーにすべてのメールを入れて、検索できるようにすればよいのです。ヤフーのカテゴリー検索（2018年にサービス終了済み）とグーグルのキーワード検索の画面で、あなたはネットの情報を検索するときに、どちらを使ってきましたか？

　大半の人は、キーワード検索を使うでしょう。目的の情報のキーワードがわかっていれば、そのほうが簡単で時間もかからないからです。メールも、「こうもり問題」の発生しやすいフォルダー分けはせずに、検索しやすいように1つのフォルダーに保存し、必要なときにキーワード検索するのが最速の整理術なのです。

　検索しやすいようにメールを1つのフォルダーに保存するというのなら、受信トレイに入れたままにすればいいのではないか、とも考えられます。実際に、数千件のメールを受信トレイに残している人もいます。

　しかし、この使い方はおすすめできません。受信トレイは、一般の郵便物でいえば郵便受けだからです。年賀状が郵便受けに届いたときのことを思い出してください。年賀状を取り出して目を通したあと、郵便受けに戻す人はいないはずです。読んだ年賀状は引き出しにしまったり、専用のファイルに入れたりするでしょう。

　「この人には年賀状を送り忘れたから、あとで寒中見舞いを書こう」という年賀状は手近な場所に置くかもしれません。いずれにしても、郵便受け以外に保存するのが普通です。

　メールの場合も同じです。読んだメール、対応が終わったメールは別の場所に格納するようにしてください。こうすると、受信トレイには未処理のメールだけが残ります。

　その結果、受信トレイがTo Do リストの役割も持つようになり、受信トレイを見るだけで次に何をすべきかがわかるようになります。