「優先順位」の考え方の
違いが混乱の原因である

 その方法とは、自分自身が実行しなければならない10のアクションを、付箋10枚に、3分間で書き出すことから始める。使用する筆記具はサインペンで、付箋1枚に1つのアクションのキーワードを1行で書き出すことがポイントだ。

 鉛筆やボールペンで書き出すと、つい細かく2行も3行も書いてしまいがちになる。それを避けるためサインペンで書く。サインペンで書くと、後ほど俯瞰した時にも見やすい。書き出すアクションの実施期間は、1日なら1日、1週間なら1週間、1ヵ月なら1ヵ月と自分で決めていれば、どのくらいの期間でもよい。

 日常業務を遂行する中で、アクションを洗い出すと、必ずといっていいほど言われるフレーズが、「優先順位を付けましょう」ということだ。そこで、優先順位を付ける。10のアクションを書き出した付箋の左上に(1)から(10)までの優先順位をサインペンで記入する。これを1分間で行う。

 しかし、この「優先順位を付けましょう」というフレーズが、実は、生産性向上の妨げになっている。優先順位という言葉が漠然としていて、何を基準とした優先順位なのか、人それぞれで受け止め方が大きく異なるからだ。「優先順位を付けましょう」というフレーズが飛び交っているようでは、上司と部下の間で優先順位の付け方が一致しないのは当たり前だ。