社内では大きな混乱・反発なく
社外からの反響もおおむね好意的

　土佐氏らはパスワード付きファイルを受信しない設定方法と、受信廃止による影響について調査を進め、11月2週目まで社内で検証を実施。11月18日、取引先への周知のために廃止をアナウンスした。この日はちょうど平井大臣からPPAP廃止の方針が出た翌日で、タイムリーな発表となったが、テストも含めた準備自体は1カ月ほどかけて行ってきたものだった。

「調査により、Google Workspaceを利用する企業ユーザーなら、Gmailの添付ファイルに関するコンプライアンスルールの設定が管理画面から比較的簡単にできることがわかった。暗号化されたファイルをメールから削除することも容易で、かつ送信元による例外処理の設定も可能だとわかったので、原則としてパスワード付きファイルは受信しないルールとし、仕組み上、どうしてもパスワード付きファイルをメールで送らざるを得ない相手については例外処理とすることにした」（土佐氏）

　同社CSIRT（Computer Security Incident Response Team：コンピュータセキュリティ問題への対応チーム）の吉本真一氏は「Gmail以外のメールサービスでも、同様の設定は技術的には対応可能」として、「設定の難易度はサービスによって違いがあると思うが、いずれもさほど難しくないのではないか」と語る。

　freeeでは、取引先やパートナーに、パスワード付きファイルをメールで送らないよう依頼する際、外部にも説明しやすいようにと対外的なアナウンスを実施。社内への告知は外部への公表の前日だったそうだが、大きな反発はなかったという。

「折に触れて、PPAPやパスワード付き添付ファイルの問題点については社内へアピールしていたので、そのこと自体は浸透していたのだと思う。金融機関とのやり取りが多い部署などとは『もし廃止することになったら、結構影響を受けそう』といった対話もしていたが、そこでも大きな反発はなく、せいぜい『大胆なことを考えますね』という感じ。そのため、社内的には“行ける”という感触をつかんでいた」（土佐氏）

　発表後の社外からの反響もおおむね好意的だ。「スタッフからは、ほとんどのところで先方に対応いただけていると聞いている」と土佐氏。「12月1日の廃止に向けて、もっと例外設定の依頼がたくさん来るものと構えていたが、思ったより依頼は来ていない」という。

「セキュリティポリシーの一環として、送信ファイルが自動的にパスワード暗号化されるソリューションが入っている相手なら仕方がないと思っていたが、Google ドライブが使えない相手先からも『別のストレージなら対応できる』と提案をいただくなど、社内外ともに賛同が多い」（土佐氏）