知らないうちに時間を失ってしまっている「ムダBig 3」とは？
アウトルックのセミナーで、私は必ず次の質問をします。
「あなたがアウトルックに触れている時間は、業務時間全体の何％ですか」
この結果を集計すると、毎回の平均は30％台になります。さらに詳細に計算すると35％強が平均値といったところです。あなたがアウトルックに触れている時間は何％くらいでしょうか。
業務やポジションにより、20％の方も70％の方もいることでしょう。ここでぜひ実感していただきたいのは、個人がアウトルックを使っている時間の割合だけでなく、35％という平均値をホワイトカラーの年間労働時間に引き伸ばしたときの数字のインパクトです。この結果は「約500時間／年」となります。ぜひ、アウトルックのみでこれほどまでの時間を使っていることをまず認識してください。
アウトルックの利用率が70％の方は約1000時間／年、20％でも約280時間／年となり、いずれにせよ非常に大きな数字であることは間違いありません。これだけ膨大な時間をアウトルックにかけていることに気がつくと、アウトルックの操作を効率化すれば大きな成果が得られることもわかってくるでしょう。
では、なぜこれほどアウトルックに時間がかかっているのでしょうか。アウトルックによる業務は次の3つに分類できます。
A：書く
B：読む
C：整理する（探す）
私が調査したところ、一般的な職場においてこの3つにかける時間の順位は以下のようになります。
1位：整理する（探す）
2位：書く
3位：読む
メールでのコミュニケーションである「読む」「書く」の時間よりも「整理する（探す）」時間のほうが長いのです。この中身を分析した結果、ユニークな実態がわかりました。同じような業務やポジションでも、アウトルックに多くの時間をかける人と時間をかけずに効率的に使っている人がいたのです。そしてアウトルックに多くの時間を奪われている人には共通点があることも見えてきました。その人たちは、次のような3つのムダな操作をしています。
A：画面切り替えのムダ
意識せずに多くの画面を切り替えることによる時間のロス
B：マウス依存のムダ
手がキーボードとマウスを往復することによる時間のロス
C：整理しすぎのムダ
過度なメールのフォルダー分けおよびその操作と判断時間のロス
次回からは、この「ムダBig 3」を改善する方法を中心にアウトルックの効率的な使い方を紹介します。
