「今日も何もできなかった」仕事が終わらない人を激変させる“3つのテクニック”

アイゼンハワー・マトリクスを
効果的に活用するコツとは

　タスクの優先順位を定期的に見直し、重要性が低いタスクを断る勇気を持ち、自動化可能なタスクを積極的に自動化することが、効果を上げるコツです。

（1）タスクの優先順位を定期的に見直すこと

　状況の変化に応じて、最初に設定した優先順位が変わることはよくあります。

　例えば、新たな情報や外部環境の変化により、以前は重要と思われたタスクが重要ではなくなることもあります。自己成長に合わせて、または目標に照らして定期的に優先順位を更新することが重要です。

（2）重要性が低いタスクは断る勇気を持つこと

　他人から振られたタスクの中には、自分の目的やゴールに直接貢献しないものもあります。勇気を持って重要性の低いタスクを断れば、より重要なタスクに集中する時間を確保することができます。

　タスクを断ることで、時には他人との関係に影響を与える可能性もありますが、自己の目標達成のためには必要な場合もあります。

『「いつも時間がない人」のためのタスク管理の結論』（総合法令出版）
北村拓也 著

（3）自動化できるタスクは積極的に自動化すること

　成長に直接関わらない反復作業は、「自動化」するのが理想的です。定期的な支払いや定型作業など、一度設定しておけば手間が省けるものは自動化を検討しましょう。

　例えば、顧客からの問い合わせに対し、毎回同じ内容のメールを手動で送信している場合、顧客管理システム（CRM）を使い、よくある質問への回答メールをテンプレート化し、特定のキーワードが含まれる問い合わせには自動返信機能を設定します。1回の返信にかかる時間は30分でも、それを毎日すると1カ月で15時間かかることになります。

　自動化により、より寿命対効果の高い活動に時間を割くことができます。