「で、何が言いたいの？」わかりにくいメール書いてない？一発で解決する方法

メール文書なんて、AIに任せればいい――これは人間の敗北ではない

　AIの利用は、何もメールだけにとどまらない。提案書、説明文、マニュアル、さらには会議での発言メモやプレスリリースまで、あらゆる“言葉にする仕事”が支援対象になる。

　中でも、メール文書というのは“目的ドリブン”な言語出力であり、最もAI化に向いている領域だ。だからこそ、迷わずAIに任せればいい。

「自分で文書を書かなくなるとビジネス能力が落ちるのでは」という懸念の声もある。たしかにそういうことはあるだろう。

　たとえば議事録作成は、本日の会議で一体何が重要な論点であったのか、それに対してどのような判断基準が適用され、何がどう決定されたのかを記す。明確に文書化することで頭の中が整理され、ビジネスパーソンとしての能力向上に大きな役割を果たす。

　しかしながら、そのような頭を使う文書作成業務は限定的である。ほとんどのビジネス文書は定型構造の中で要件だけを伝えれば十分なのである。目的は“意味が通じること“、“相手に理解されること“であり、”うまく書くこと”ではない。こうして、余った時間をより頭を使う業務に割くことができる。

・メールの返信が遅れるのは、怠慢ではなく構造の問題
・発信者が悪いこともあれば、受信者の表現力不安もある
・そのどちらも、AIで即解決できる時代に私たちはいる

　つまり、こう言えばいい。

「何を聞かれているかわからなければ、AIに聞いてみて」
「どう書けばいいかわからなければ、AIに書かせてみて」

「AIに頼るなんて！」とか、「AIは嘘ばかり言うらしい」などと否定的に考えている人も一定数いるだろう。当たり前だが、AIにも得手不得手があり、現状では、もちろん人間の思考すべてを代替できるわけではない。

　しかし、メールの返信に長い時間をかけて悩むくらいなら、まずAIに聞いて、書かせてみよう。任せるべき仕事を見極めたうえで任せるなら、こんなに優秀でおあつらえ向きのツールがあるのに使わないなんてもったいない。