「思いついた時に書く」のがベストな計画法

 ここまでに述べてきたように、仕事の段取りを「見える化」したり、仕事量をつかんだりすると、さまざまなメリットがあります。しかし、それも継続できなければ意味がありません。

 特にタイムマネジメントでは「最初は張り切ってやりはじめたけれど、結局、長続きしなかった」というのはよくある話。「継続する」ことが、タイムマネジメントの一番の難関と言ってもいいくらいです。

 タイムマネジメントを無理なく継続するためには「計画をいつ立てるか」がポイントになります。たとえば、「毎朝、計画を立てる時間を作る」というやり方は忙しい時に続かないことが多いですし、「毎週1回、計画を整理し直す時間を作る」というのもなかなか大変。しばらくしたら、投げ出してしまう人が多いようです。

 理想を言えば「いつの間にか計画ができている」のがベストですが、秘書でもいない限り、それは無理です（秘書がいたとしても、タスクの管理までは難しいものです。いちいち思いついたタスクや、その所要時間をすべて伝えるのも面倒ですよね）。

 では、計画はどうやって立てていくのがベストか？ 私はさまざま試してみましたが、理想にもっとも近いのは「思いついた時に書く」ことです。「さあ、計画を立てるぞ」といってタスクやアポイントメントを書き出すのではなく、アポイントメントが一つ決まれば、その場で書く。タスクを一つ思いついたら（または頼まれたら）、その場で書く。こうやって、一つずつ書き足していくのがベストな計画法です。

 アポイントメントの管理は「スケジュール管理」として行なっている人も多いと思います。そのスケジュール管理と基本は同じ。ちょっと「一手間」加えることで、タイムマネジメントを行なうことができます。