これを防ぐためには、今後、参照する可能性がある書類については、電子化した上で、キーワード検索して探せるようにしておくことが有効です。

 そのための代表的なツールに、「ScanSnap Cloud」があります。

 一般的には、スキャンするとスキャナーとつながっているパソコン内にデータが保存されます。これですと、出社時に使うパソコンと自宅のパソコンが違う場合、片方のパソコンでしか参照することができなくなります。

 ところが、「ScanSnap Cloud」は、スキャンした瞬間に、即座にクラウドに保存されます。筆者は、Evernoteというメモ、ノートアプリに保存するようにしています。結果、自宅でもオフィスでも、パソコンからもスマホからも、検索して必要な書類にアクセスすることができます。

 ちなみに、Evernoteには、写真で撮ったものを即座にクラウドに保存してくれるという機能があります。

 私の場合、探し物で一番苦労するのは、「あの本、どこいったかな? 今回の記事に引用したいのだけれど…」というものです。

 これを防ぐために、本を読んでいる途中に「これはいい!」というものに出合った際には、Evernoteの写真撮影機能を使って、クラウドに保存するようにしています。

 こうすれば、本自体を見つけることができなかったとしても、Evernoteで検索すれば、その箇所をすぐに見つけて引用することができたりするのです。

【図表2】

Evernoteで検索すれば、その箇所をすぐに見付けて引用することができたりするEvernoteで検索すれば、その箇所をすぐに見つけて引用することができたりする。ちなみに、開いている本は『脳を鍛えるには運動しかない! 最新科学でわかった脳細胞の増やし方』(NHK出版)

スマホの通知はオフに!

 さて、在宅勤務の醍醐味(だいごみ)は、仕事に集中しているときに、上司、部下、同僚などから邪魔されないところにあるとお感じの読者の方々も多いと想像しています。

 一方で、その価値を台無しにしてしまうものがあります。それは、スマートフォンへの各種通知です。FacebookメッセンジャーやLINEなど、通知が来ると、ついつい見てしまいたくなってしまうのが人間のさが…。