個人のデスクで書類管理をするねらいは、大きく2つあります

●業務を滞らせない
 提出期限、回覧義務のあるものが自分のところで滞らないようにする

●業務に手間取らない
 現在進行中の業務に必要な書類をすぐに参照できるようにする

 上記のねらいを押さえて、まずは現在デスクで扱っている書類をグループ分けしてみましょう。

書類を4つに分類すれば
簡単に管理できて机はスッキリ!

 図1は、縦軸を「業務の範囲」、横軸を「期限の有り/なし」としたマトリクスです。それを踏まえて“出口”を意識して、デスクに集まる書類を4つのグループに分けてみました。

A)「循環させる書類」(全体の業務に関わるもので、期限が決まっている)

例)目を通す必要のある回覧資料、入力の必要な資料、判断や指示を求められている書類、先方からの連絡を待っている状態の書類など

 循環させる書類の“出口”は、「期限内に処理を済ませて次の担当者にバトンタッチすること」。ですので、入ってきた書類を見落とさないように、また未対応のものが埋もれないようにしたいものです。

 こうした動きの速い書類は、2~3段ある平置きトレイを使った「投げ込み管理」がおすすめです。たとえば、こんな方法があります。

1段目:書類の受付窓口
2段目:未対応書類置き場
3段目:対応終了書類置き場