2020年もあとわずか。コロナ第三波が到来する中、ビジネスパーソンの中でも、リモートワーク大歓迎の「リモート強者」とリモート化になじめない「リモート弱者」に二極化しつつある。
あなたは「リモート強者」か?「リモート弱者」か?
そんな時、心強い味方が現れた。
ITビギナーから「Google最高位パートナー」と呼ばれ、絶大な信頼を得ている平塚知真子氏だ。
平塚氏は、Googleが授与する資格(Google認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Education)を2つ保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。
初の単著『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』が発売たちまち重版。大胆にもGoogleの70近いアプリを「10」に厳選。「10%改善するより10倍にするほうがカンタン」というGoogle急成長の秘密「10X(テンエックス)」で成果を10倍にする「10X(テンエックス)・10(テン)アプリ」をフルカラーで初めて公開した。
“日本一のマーケッター”の神田昌典氏(マーケティングの世界的権威ECHO賞・国際審査員)も「こんな使い方、あったのか」と絶賛するノウハウとはどんなものか(12/11リードフォーアクション主催の「読書会」案内はこちら)。
では、“リモート弱者”が“リモート強者”になる、誰も教えてくれなかった方法を紹介しよう。

たったワンクリックで<br />うっかりミスを防ぐ<br />「Google ToDo リスト」を<br />ご存じでしたか?Photo: Adobe Stock

★質問
 メールのヌケ、モレを防ぐ方法ありませんか?

 いろいろな取引先や社内の部署から、毎日100本以上メールが来ます。やらなければいけないことが多すぎて、どんなに注意しても抜け落ちてしまいます。私のタスクを優先度、期限順に整理してくれ、文句を言わない有能な秘書を無料で雇えないでしょうか?

☆回答
「ToDo リスト」へワンクリックするだけで防げます。

 有能な秘書もいいですが、あなたには自分なりの仕事のルールがあるはずです。

 それを新しい秘書にも覚えてもらうのはとても大変です。そして無料ではまず雇えません。

 もっと手っ取り早く、あなたの目の前に積み上がったタスクを整理できる方法があります。

 それはズバリ、タスク管理アプリ「Google ToDo リスト」を活用することです。

 そんなアプリあったっけ? という声が聞こえてきそうですね。

 パソコンで Gmail を活用していれば、いつも画面に表示されているアプリなんですが、目に入っていない方も多いようです。ありませんか? 右側に青い鉛筆のような丸いアイコン。

「メール」と「タスク」は、実は、切っても切り離せない関係です。

 なぜなら、指示や予定の連絡がメールで届くことが非常に多いからです。

 ToDo リストは、いつでも即連携できるように、Gmail の画面内に表示されているんです。

  ToDo リスト は、「やらなければいけないこと」が書かれたメールを、ワンクリックでタスクとして追加することができるんです。

 たとえば、月末までに報告書を挙げるよう、上司からメールで指示があったとします。期限まではあと2週間。先のことなので、うっかりすると忘れてしまいそうです。

 そんなときは、このメールを開いた状態にして、件名の上を見てください。

 ゴミ箱アイコンをはじめ、色々なアイコンが表示されているはずです。この中から、チェックマークにプラスの絵が描いてある「タスクに追加」というアイコンをクリックしてみてください。

 すると、同じ画面の右側に、一瞬で「タスク」として追加されます。

 そう、 ToDo リスト は画面の右側に常時表示することができます。そして右上の「バツボタン」で縮小表示に戻せます。

 追加されたタスクに、「期限」を設定することもできますし、補足としてメモを書き込むこともできます。タスクを一定の間隔で繰り返すこともできます。

 1つのタスクの中に、細かなサブタスクを設定することもできます。

 もちろん、Gmail からだけではなく、電話や口頭で伝えられたタスクの新規追加も可能です。

 大事なメールをかたっぱしから ToDo リスト に追加していけば、あなただけのタスクリストが瞬時で完成します。なにしろ、「マルチアプリ」の Google ですから、「期限」を追加したタスクは Google カレンダーで表示し、リマインダーを設定することも可能です。

 タスクは任意の順番に並び替えることができますから、優先順に並び替えてみましょう。

 タスクは、期限の近い順で並べ替えることもできますよ。

 これで、あなたのやるべきことが「見える化」できました。

 だいぶ気持ちが落ち着きませんか?

 終わったタスクは、完了をクリックするとパチッと消えて完了済みに移動します。この瞬間がテトリスみたいで気持ちいいんですよね~(古い?)。

 ちなみに、この ToDo リスト にはスマートフォンアプリも存在します。タスクは同じアカウント間で同期されるので、出先や寝る前に思いついたタスクも登録しておけば、もう抜け落ちることはありません。