「メール誤送信・添付忘れ」が回避できるワザが超便利！【動画付き】

シリーズ累計16万部を突破し「ホワイトカラーの労働生産性を劇的に向上させる1冊」と大評判の『アウトルック最速仕事術』（ダイヤモンド社）。著者の森新氏によると、アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「年間平均500時間」をアウトルックだけに費やしているという。本記事では、好評だったバックナンバーのエッセンスを動画を使って森氏に解説していただく。

「1分後送信ルール」で送信の事故を減らす

　ショートカットキーを覚えると作業時間が短縮できますが、キーを1回押しただけでうっかり書きかけのメールや誤ったメールを送信してしまう、というミスも起こります。

　そこで、誤送信を防ぐためのルールを作っておきましょう。メールを送信するために［Ctrl］＋［Enter］を押すと、メールは送信トレイに入り、1分たったら実際に送信するというルールです。キーだけでなく［送信］ボタンをクリックしたときにも同じになります。

　この設定は「仕分けルールと通知の管理」の機能を使って次のように行います。

　アウトルックの［ファイル］タブを開きます。左の欄で［情報］を選択し、右の欄の［仕分けルールと通知の管理］をクリックします。

「仕分けルールと通知」画面になるので、［新しい仕分けルール］をクリックします。

「自動仕分けウィザード」画面になるので、［送信メッセージにルールを適用する］を選択して［次へ］をクリックします。

　次に「条件を指定してください」という画面になります。ここでは、何も選択せずに［次へ］をクリックします。条件を指定しないことですべての送信メールが対象になります。

「この仕分けルールはすべての（送信メッセージ）に適用されます。よろしいですか？」と表示されるので、［はい］をクリックしてください。

「メッセージに対する処理を選択してください」のステップ1の一覧で［指定した時間 分後に配信する］をクリックして選択します。ステップ2の欄で［指定した時間］という文字をクリックします。

「配信時間の指定」画面が表示されます。配信が「1分後」になっているので、そのまま［OK］をクリックします。

　元の画面に戻るので［次へ］をクリックします。「例外条件を選択します」の画面になるので、ステップ1の欄で例外とする条件を指定するために［［件名］に特定の文字が含まれる場合を除く］を選びます。

　ステップ2の欄で［特定の文字］という文字をクリックします。

「［件名］に含まれる文字」の欄に全角の空白を3つ入力して［追加］をクリックします。同様に半角の空白も3つ追加しました。図は「●」も追加しているところです。追加が終わったら［OK］をクリックして画面を閉じます。

「自動仕分けウィザード」の画面に戻るので［次へ］をクリックします。

「仕分けルールの名前を指定してください」の欄に名前を入力します。［完了］をクリックすると、このルールの実行についての確認画面になるので［OK］をクリックします。「仕分けルールと通知」の画面に戻ったら、［OK］をクリックします。

　これで、メールが1分後に送信されるようになります。1分間は送信トレイに保存されているので、「しまった！」と思ったら送信トレイから出せばミスを防げます。

　とはいえ、時には会議中に「至急、この最新のファイルを送ってください！」といわれることもあります。そんなときに「1分したら送信されますので」とノンビリ答えるわけにはいきません。このようなケースで威力を発揮するのが例外の設定です。

　即座に送信したいメールでは、図のように件名に全角または半角の空白を3つ、あるいは「●」を入れておけば、［Ctrl］＋［Enter］を押すと、すぐに送信できます。

　ぜひ、本動画を活用して、この方法をマスターしてください。

★著者インタビュー「だから、この本。」★
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