「会議が長くて嫌がられる上司」が見落としていること

「人が次々辞めていく…」「上司と部下に信頼関係がない…」「メンバーのモチベーションが上がらない…」── チーム内のコミュニケーションに悩める人たちに話題となっているのが、北の達人コーポレーション（東証プライム上場）・木下勝寿社長の最新刊『チームX（エックス）──ストーリーで学ぶ1年で業績を13倍にしたチームのつくり方』だ。同書は、「20年に一冊の本」と会計士から評された『売上最小化、利益最大化の法則』、さらにニトリ・似鳥会長と食べチョク・秋元代表から「2022年に読んだおすすめ3選」に選抜された『時間最短化、成果最大化の法則』に続く木下社長シリーズの第3弾である。刊行直後には、神田昌典氏が「世界的にみても極上レベルのビジネス書」との絶賛コメントを寄せている。フォーブス アジア「アジアの優良中小企業ベスト200」4度受賞、東洋経済オンライン「市場が評価した経営者ランキング2019」第1位などを獲得してきた木下社長だが、その裏には「絶頂から奈落の底へ」そして「1年でチーム業績を13倍にしたV字回復」の知られざるドラマがあった。しかも、その立役者はZ世代のリーダーたち。本稿では、そんな『チームX』が話題となっている木下社長に「リーダーたちのお悩み相談」をぶつけてみた。今回のテーマは「会議の運営」。上司は「今日の会議もアツかったな～」といい気になっている一方、部下たちは長時間の会議にゲンナリしている ── そんな光景はみなさんの周囲にもあるかもしれない。会議の大原則とはどんなものなのだろうか？（構成／藤田 悠）。

「えっ…みんな『会議が長い』って思ってたの？」

【リーダーからのお悩み相談】

厳しいことを言うようですが、今回のケースは、相談者に落ち度があると思います。

まず、会議を開催するということは、その参加者の時間給分のコストをかけているわけです。

それだけのコストを割いてでも、伝えたり話し合ったりすべき議題があるのが大前提。

ですから、参加者から「会議が長い」「『みんなには関係のない話』をしている」などと言われて、しょげている場合ではありません。

本来なら、次のようにはっきり伝えるべきです。

「決して『みんなに関係ない話』などではありません。『関係ない』と思っているのは、あなたの当事者意識が低いからです。あなたに『関係がある』から、必要なだけの時間をかけて話し合っているんです」

ですが相談者は、それが言えなかった。ということは、本当にダラダラと「みんなに関係のない話」をしてしまっているか、そもそも何も考えないで会議をやっているかのどちらかでしょう。

参加者にとっての「時間の長さ」は関係ない

会議の基本に従っているのであれば、「時間が長すぎる」というクレームが出たとしても、無理に短くする必要はありません。

「会議」の本来の目的から逆算するなら、参加者が主観的に「会議が長い」と感じているかどうかも、どうでもいいことなのです。

実際に2～3時間かけるべき議題なのであれば、2～3時間かければいい。それだけです。

それに対して「長い」とクレームを言ってくるメンバーがいるなら？ その人には会議の内容が「自分ごと」に思えていないということでしょう。

「あなたには関係があるから参加してもらっているんです。まず当事者意識を持ってください」

そうやってきっちり注意すればいいだけのことです。

会議で「交流」しようとしてはいけない

逆に言えば、本当に関係のない議題なのであれば、そのメンバーは会議から退出してもらうべきです。

繰り返しになりますが、会議には時間コストがかかっているからです。

私の会社でも、出席者のうち何人かにとって関係がない議題に変われば、そのメンバーはすぐに退出していいことになっています。

当社の会議はコロナ前からすべてZoomでの開催になっているので、関係のないメンバーは即座に「退出」ボタンを押し、自分の仕事に戻ってもらいます。

会議は決して「交流の場」ではありません。

みんなでワイワイとおしゃべりをして、親睦を深めるのが目的ではないのです。

「会議にはコストがかかっている」「出席するのは、議題に関係のあるメンバーだけ」── あまりにシンプルなことではありますが、これが会議の基本です。

相談者もその基本に立ち返って、ご自身のチームの会議を見直してみるといいのではないでしょうか。

（本稿は『チームX ── ストーリーで学ぶ1年で業績を13倍にしたチームのつくり方』の著者による特別投稿です）