【苦言･断り･感想】“返事に困るメール”の対処法…「感じのいい人」がやっている3つの鉄板メール術

内向的な人は、いろいろなことに気がつくものの、その場でぱっと気の利く行動ができない……という悩みを持つことがあるのではないだろうか。しかし、気づかいにおいて「内向的な人にも『強み』がある」と勇気づけてくれている本がある。『気づかいの壁』だ。これまでおよそ200社、2万人のビジネスパーソンに向けてコミュニケーションスキル等の研修やセミナーを行ってきた著者、川原礼子氏は、サービスのプロではない一般のビジネスパーソンに向けて「ちょうど良い気づかい」のコツを教えてくれている。
本記事では、本書の内容から、内向的な人も武器にできる気づかいメールの書き方について紹介する。（構成：小川晶子）

内向的な人が得意な気づかい、苦手な気づかい

　同僚など身近な人が困っていそうなとき、その場でぱっと手を差し伸べることができたらいいなと思う。

　だが、「余計なことかもしれないし…」「出しゃばりだと思われるかもしれないし…」などと迷いが生じ、タイミングを逃してしまう。

　内向的な人は、こういうことが多いのではないだろうか。筆者は内向的な人間なのでよくわかる。

　もしかしたら、人よりよく気がつくのかもしれない。「気がつく」というのは美点だ。

　しかし、それを活かさずにいるのなら、もったいない。

　本書では、気づかいの前に立ちはだかる「余計な一言かも」といった迷いを「自分の心の壁」と表現している。

　気づかいのできる人、気が利く人になるには「自分の心の壁」を超えることが必要だ。

「気づかいの壁」にはもう一つあって、それは「相手の心の壁」。こちらはむやみに越えたりせず、尊重しなければならない。2つの壁を意識して、ちょうどいい気づかいができるようになるのが理想なのだ。

　内向的な人は、どちらかというと「相手の心の壁」を尊重しようとする気持ちが強いと思う。

　たとえば、本書の中で「会議の前に『話を振るからね』と事前に参加者に伝えておく」という方法が紹介されている。

　これは突然「〇〇さん、何か意見はありますか？」と振るのではなく、あらかじめ「あとで話を振るからね」と伝えておくことで、参加者が準備できるという気づかいだが、相手の心の壁を尊重したい内向的な人は、こういった気づかいは得意なのではないだろうか。

内向的な人も、気づかいメールを武器にできる

　さらに、著者の川原礼子氏は「内向的な人にも『強み』がある」と勇気づけてくれている。

　確かに、メールなら瞬発力は必要なく、「自分の心の壁」はすぐに越えられそうだ。

どう伝えるべきか迷うメールでの気づかい3選

　本書には、参考になるメールのコツが多数紹介されている。

　そのなかから厳選して、ここで3つ紹介しよう。

①苦言メールは「困っている」＋「提案」で伝える

　苦言を言わないといけないとき、「これはどう伝えるべきか……」と悩んだ経験のある人は多いだろう。苦い言葉は、言われる側も嫌だが、伝える側もエネルギーが要る。内向的な人は、へりくだった文章で伝えようとしてしまうかもしれない。

　しかし、必要以上にへりくだれば、こちらの意図が伝わらず、また同じような事態が起きてしまう。

　川原氏は「困っている」＋「提案」のセットで伝えることによって、相手はこちらの事情を理解し、配慮のなかった行動に反省する気持ちが湧いてくると言う。

　メールの文例はこうだ。

②断りメールは「結論」から伝える

　せっかく声をかけてくれた相手を「がっかりさせたくない」「嫌われたくない」という思いがあるから、断るのは大変だ。断りメールもエネルギーが要る。

　しかし、問い合わせた立場からすれば、ダメなときはダメとハッキリ早めに言ってもらったほうが助かる。変に可能性を残したり、返事を先延ばしにされたりすると、次に行くことができない。

　川原氏は「結論→理由→詫び→代案」の順で書くのがいいと述べている。

　相手が一番知りたいことは、「できるのか、できないのか」です。

③メールの「雑談」に反応する

　たとえば後輩からこんなメールを受け取ったとする。

　こうした雑談メールに返信をしない場合、メールを送った後輩は「失礼だったのかも」と悩むかもしれない。一方で、「それじゃあ次はどこどこのお店に～」と長いメールを返せば、後輩もそれに応じなければならなくなってしまう。

　このように本書では、具体的なメール文例とともに、ちょうどいい気づかいのコツを教えてくれている。

　どう伝えようか迷ってしまうような場面でも「気づかい」の力を発揮できるのだ。内向的な人も、そうでない人も、ぜひ手元に置いて活用してほしい。