「そもそも、そこをシステム化する必要があったんですか？」という大問題

システム化範囲を正しく決めるためには、まず、システム開発・導入時点の業務フロー図に「経営方針に基づいたシステム化の目的」を書き込んでおくことが大切です。

紙面の端でも、どこでも構いません。システム化の目的を目立つように書き、その目的と各業務のシステム化が結びついていることを確認しながら仕上げていくのです。

そして、それを経営陣や、実際にシステムを使うことになるエンドユーザーに見せて合意を得ることにより、初めて、システム化する範囲が決まるのです。

下図の右上にある緑色の四角が、システム化の目的です（この図を読めない方へ。そこには「顧客情報の迅速な収集分析と囲い込み」「ウェブの活用で既存チャネルのない客層に当社を周知」「若年層への当社へのイメージ刷新」と書いてあります）。

各業務のシステム化を、そもそもの「目的」に照らし合わせて判断する

この例で言えば、システム化の目的に照らし合わせると、「回答/情報収集」「情報分析」「ウェブ会員サービス」「プロモーション企画・実施」はシステム化すべきだが、その他は特にシステム化すべき理由がない、ということがわかります。このメリハリこそが、無駄なシステムを作らないための1つのポイントなのです。

この図だけを見ると、ほんの「小ネタ」に見えるかもしれません。しかし、システム開発・導入の担当者が、経営陣に投資を依頼し、エンドユーザ部門に納得してもらうために、そして何より、システム開発・導入を進める際、声の大きい人に引きずられて余計な機能をつけたり、大切な機能を落としたりしないために、このチャートはきっと役に立つはずです。

ついでに言えば、このようにドキュメントにシステム化の目的を書き込むのは、この業務フローだけではありません。要件定義書に書かれた一つひとつの要件が目的に結びついているか、ユーザ受け入れテストの項目が目的と結びついているかなどを確認するために、それらのドキュメントにも、システム化の目的を書き込んで関連付けを確認する必要があります。

『システムを「外注」するときに読む本』の第１章では、初めて自社のシステム導入を担当することになったシステム担当者が、こうしたことを理解せずに業務フローを書いて、経営陣から激しい叱責を受ける場面から始まります。

彼が、どうやってこうしたことを理解し、さらに、今回書いた「システム化の目的」以外にどのようなことを業務フローに書き込んで、経営的な苦境に立たされた会社を救うシステムを開発していくのか。そのあたりを、是非、読んでいただければと思います。