「結論+根拠」がロジカルな議論の基本

 このように、「要点→詳細」に徹することでシンプルな提案書サマリーは実現するのですが、その際に、もう一点、徹底すべきことがあります。それは、「結論」は必ず「根拠」に支えられなければならないということです(下図参照)。

「3分プレゼン」で一発OKをとる人は<br />「要点→詳細」「結論+○○」を徹底している

 当然のことです。会議における議論はシンプルかつロジカルであるのが鉄則。そして、ロジカルであるとは、「結論が明確な根拠に基づいている」ことにほかなりません。サマリーには「結論」しか書きませんから、その「根拠(=詳細)」を明示するアペンディックスがなければ、それはロジカルな提案とは言えないのです。

 さきほどの小売企業のケースでいえば、「店舗来客数の大幅減」という「課題」に対して、まずは「接客接遇の向上」について提案しようとしているわけですが、なぜ、「清掃の徹底」や「外装の変更」よりも「接客接遇」を優先するのかについて説得力のある根拠(データ)を見せる必要があります。

「3分プレゼン」で一発OKをとる人は<br />「要点→詳細」「結論+○○」を徹底している前田鎌利(まえだ・かまり)
1973年福井県生まれ。東京学芸大学卒業。ソフトバンクモバイル株式会社(現ソフトバンク株式会社)などで17年にわたり移動体通信事業に従事。2010年に孫正義社長(現会長)の後継者育成機関であるソフトバンクアカデミア第1期生に選考され第1位を獲得。孫社長に直接プレゼンして事業提案を承認されたほか、孫社長のプレゼン資料づくりにも携わった。その卓越したプレゼン力を部下に伝授するとともに、チーム内の会議も改革。超高速PDCAを回しながら、チームの生産性を倍加させて、次々とプロジェクトを成功させた。マネジャーとしての実績を評価され、ソフトバンク子会社の社外取締役をはじめ数多くのプロジェクトを任された。2013年12月にソフトバンクを退社、独立。ソフトバンク、ヤフー株式会社、大手鉄道会社などのプレゼンテーション講師を歴任するほか、UQコミュニケーションズなどで会議術の研修も実施。著書に『社内プレゼンの資料作成術』(ダイヤモンド社)などがある。

 そこで、「顧客アンケート」において「接客接遇」が顧客の不満足要素のトップであるグラフをアペンディックスとして用意するわけです。逆に言えば、明確な根拠を示すことさえできれば、「ならば、接客接遇を最優先にするのが当然だな」と即座に判断することができるのです。

 このように、サマリーには「結論」のみを簡潔に示し、「根拠(データ)」はアペンディックスでカバーする。このように「結論」と「根拠」はワンセットであるという認識をチームのなかで徹底することが重要です。

 さらに、この「結論+根拠」が、「課題→原因→解決策→効果」というロジック展開とうまくかみ合っていなければなりません。小売企業のケースでいえば、次のような「根拠」を必ず用意するのです。

●「課題」=「顧客満足度の低下」←【根拠】顧客アンケート結果(来客数減少という大テーマのなかで「顧客満足度改善」を優先すべき理由)など
●「原因」=「接客接遇が不評」←【根拠】顧客アンケート結果(接客接遇を最優先にすべき理由)、顧客満足度低下を示すデータ(詳細データとして)など
●「解決策」=「店長研修の実施」←【根拠】新任店長である事実(スタッフ研修より優先すべき理由)、店長研修と全スタッフ研修の費用比較(まずは安価な店長研修から着手すべき理由)など
●「効果」=「顧客満足度90%」←【根拠】接客接遇研修企業の実績データ、自社他店舗での実績データなど
●「スケジュール」=「4/1~4/30」←【根拠】接客接遇研修企業の実績データ、店長スケジュール(店長の業務遂行を妨げない範囲のスケジュールであること)
●「コスト」=「30万円」←【根拠】接客接遇研修企業の実績データ、自社他店舗での実績データなど

 このように、「課題→原因→解決策→効果」というロジック展開が、しっかりと「根拠+結論」で支えられていることが、ロジカルな提案の条件です(下図参照)。

「3分プレゼン」で一発OKをとる人は<br />「要点→詳細」「結論+○○」を徹底している

 そのためには、サマリーに掲げる項目ごとに「根拠」となるデータをしっかり用意することを、メンバーに徹底してもらう必要があります。

 ですから、マネジャーは、メンバーが提案資料をつくっている過程において、1on1ミーティングや少人数ミーティングなどの場で、随時、「この結論の根拠は?」などと質問を投げかけることです。これを徹底することで、提案資料の水準が上がり、結果として「会議の品質」が劇的に向上するのです。

 なお、チーム内の会議の資料には手間をかけないのが鉄則ですから、多少読みづらかったとしても、アペンディックスには元データを貼り付けるだけで十分でしょう。