「問題のありそうな仕事」を分析する
小室淑恵（こむろ・よしえ）株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長
2006年に起業し、働き方改革コンサルティングを約1000社に提供してきたほか、年間約200回の講演を依頼されている。クライアント企業では、業績を向上させつつ、労働時間の削減や有給休暇取得率、社員満足度、企業内出生率の改善といった成果が出ており、長時間労働体質の企業を生産性の高い組織に改革する手腕に定評がある。主催するワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座は全国で約1600人の卒業生を育成し、認定上級コンサルタントが各地域で中小企業の支援も行っている。政府の産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会委員、文部科学省中央教育審議会委員、厚生労働省社会保障審議会年金部会委員、内閣府仕事と生活の調和に関する専門調査会委員などを歴任。著書に『働き方改革』『労働時間革命』（ともに毎日新聞出版）、『6時に帰るチーム術』（日本能率協会マネジメントセンター）など多数。
次に、「減らしたい仕事」を見てみましょう。
グルーピングされているものに「会議」がありますから、これを「大項目」として立てることにしましょう。そして、その「小項目」として、「定例会議」「報告会議」「他部署との会議」「社外会議」などを立てれば、「朝夜メール」の集計・分析によって、それぞれにどれだけの時間を費やしているかを明確にすることができます。
その結果、「他部署との会議」に予想以上の時間が取られていることがわかったとしたら、その理由をさらに詳しく分析します。もしかすると、特定の部署との緊急会議が多いことがわかるかもしれません。であれば、「なぜ、その部署との緊急会議が多いのか？」を検証し、具体的な改善策を打つことで、「他部署との会議」にかける時間を減らすことができるでしょう。
「大項目」は5〜10個程度、「小項目」は2〜5個程度ずつ設定するとうまくいくケースが多いです（下図参照）。項目があまり多すぎると、「朝夜メール」の記入が煩雑になりますし、少なすぎると、有意義な集計・分析ができません。
なお、実際に「朝夜メール」を始めてみると、当初の「項目」にうまくあてはまらない仕事も出てきます。そういった仕事は、「その他」という項目で処理することになりますが、この「その他」が3割を超えると、意味のある集計・分析ができなくなるため要注意です。その場合、できるだけ早めに修正を加えるようにしてください。始めてから2週間後に一度、項目の見直しを行うといいでしょう。
この「項目設定」が、「朝夜メール」の成否、さらには「働き方改革」の成否を決めると言っても過言ではありません。ぜひ、メンバーとともにじっくりと話し合って、よりよい「項目」を設定していただきたいと思います。
「項目」の設定が終わったら、いよいよ「朝夜メール」のスタートです。
ただし、その効果が実感できるようになるのに、少なくとも2週間から1ヵ月はかかります。その間マネジャーは、メンバー全員に楽しく取り組んでもらえるよう心がけましょう。
たとえば、メンバーの「朝夜メール」の「一言メッセージ」に、「いつも、頑張ってるね」「たいへんな仕事をやりとげてくれて、ありがとう」といったポジティブな返信をすれば、メンバーを安心させるとともに、「朝夜メール」に対するモチベーションを高めてくれるでしょう（もちろん、口頭で伝えても問題ありません）。また、「カエル会議」では、「個別タスクはどこまで詳しく書くか？」といったことについて話し合い、ムリなく続けられる方法を固めていくといいでしょう。
このように、「朝夜メール」をスタートしてしばらくの間は、チーム全体の「働き方改革」に本格的に取り組むことよりも、「朝夜メール」をチームに定着させることを優先するほうがいいと思います。
