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毎日の仕事のかなりの時間をメールのやり取りに割いている、という人はけっして少なくないでしょう。メールにかかる時間をいかに短縮、効率化するかで、仕事の生産性は格段に変わってきます。前回に続いて、今回もメールの送受信にかかわる便利なテクニックを、外資系コンサルティングファームでＩＴを専門とする吉澤準特氏が、新著『仕事力に差がつく「超・整理術」』の中から紹介します。
メールの件名と
関係のない用件はNG
読むべきメールを絞り込めても、内容がわかりにくければ、やりとりを完了するまでに時間がかかってしまいます。
よくあるのが、メールの件名とは関係のない用件を、「ついで」で聞いてしまうことです。
たとえば、依頼していた資料の作成状況を尋ねているメールなのに、「ところで○○○の件はどうなりましたか？」と、別件について聞いてしまったことはありませんか。
こうしたメールは仕事の手間を増やします。メール文面を書く際、「ところで」「また」「そういえば」という転換の接続詞が出てきたら、それはメールを新たに書き起こすべきか、自問してください。メールの件名と関連性が低いと感じたら、新しくメールを作成しましょう。
相手から送られてきたメールに複数の異なるトピックが含まれる場合は、「XXXについては別途、連絡します」と返信して、メールの流れをコントロールします。
