孫正義氏が「一発ＯＫ」を連発した社内プレゼン術
「定型フォーマット」で資料づくりを最速化する！

社内プレゼンはビジネスパーソン必須のスキル。ところが、多くの人が苦手ではないでしょうか？何度も却下されたり、差し戻しにあったり……。そこで、ソフトバンクで孫正義氏から「一発ＯＫ」を何度も勝ち取った著者が、秘伝のノウハウを詰め込んだ『社内プレゼンの資料作成術』を発刊。大きな反響を呼んでいます。この連載では、本書から、シンプルな資料で100％の説得力を生む、「超」実践的なノウハウをピックアップしてお伝えします。

スライドの「定型化」で資料づくりを効率化する

 社内プレゼン資料には、一定の形式があります。
 表紙はもちろんですが、その他にも、提案内容の概要やスケジュールを示すスライドは必須です。そこで、これらのスライドは定型化しておくことによって、資料作成を効率化することができるのはもちろん、うっかり必要な情報を書き忘れる「抜け漏れ」をなくす効果もあります。

 下のスライドは、私が使っている「概要スライド」です。
「目的」「スケジュール」「対象物」などの項目は、会社や部署ごとに異なるはずですので、それは適宜変更していただければ結構です。

 この概要スライドの各項目に書き込むテキストは、どうしても長くなりがちです。そのため、強調すべき部分は随時工夫を加えていきます。たとえば、文章が長いときには、強調したい部分をＭＳＰゴシックからＨＧＰ創英角ゴシックに変えたり、より太いフォントに変えるといいでしょう。また、「コストの金額」や「目標数値」は「赤」を使うことで、文章すべてを読まなくても決裁者の目に飛び込んでくるようにしてください。

スケジュールはビジュアルで見せる

「スケジュール・スライド」は下のスライドを定型化します。「施策概要確定」→「施策実施」→「効果検証」の3ステップでスケジュールをビジュアル化しています。1枚のスライドで3色を上限とするのが基本ですが、ここでは「確定」「準備」「実施」「検証」を明示するために4色を使っています。

 このスケジュール・スライドを社内や部署内で統一化しておくと、非常に便利。なぜなら、他の事業提案のスケジュール・スライドと並べるだけで、事業期間のダブりなどが一目でわかるからです。お互いの事業の繁忙期をズラすなどの調整が容易にできるわけです。

プレゼン資料は、社内・部署内で統一する

 社内・部署内で統一フォーマット化する――。
 これは、「概要」「スケジュール」などの定型的なスライドのみならず、プレゼン資料全体に求められることです。本連載でお伝えしている資料づくりの「型」を、社内・部署内で共有することで、組織全体の意思決定スピードが驚くほど加速していくのです。

 プレゼンのたびに資料が何十枚と出てきたり、カラーの使い方がまちまちだったりすると、決裁者もその都度意識を変えなければならず非効率です。ところが、全員が同じ「型」を共有することで決裁者の「スライド把握力」が高まり、誰がどんな提案をしてきても「どこに何が書いてあるか？」「何が言いたいか？」が一目でわかります。その結果、意思決定スピードも劇的に速くなるのです。

 ですから、あなたに部下がいる場合には、ぜひチームでこの「型」に統一することをおすすめします。きっと、あなたのチームの生産性が上がることを実感できるはずです。そして、その成果を背景に、上層部に全社的な統一を提案すれば、それを実現できる可能性もあるはずです。もしも、それが実現できれば、会社全体の事業スピードもどんどん加速していくに違いありません。ぜひ、チャレンジしていただきたいと願っています。

（本稿は、『社内プレゼンの資料作成術』より一部を抜粋・編集したものです）