署名の必須項目は？

　署名に必要事項が書いていないのは不親切。電話で連絡を取りたい、郵便で送りたいというとき、PCのアドレス帳や名刺入れを探すよりも、メールの署名がいちばん手軽に参照できます。
相手を思いやった署名を入れましょう。

必須項目は以下のとおりです。（●は必須項目、○は必要に応じて）

●自分の氏名（必須）
●会社・団体名　所属部署名（必須）
●会社・団体の住所・電話番号（以上、必須）・ファックス番号
○会社・団体のホームページ
○メールアドレス
○携帯電話番号
○お知らせ（メールアドレスの変更など）
○営業（会社・団体のキャッチコピー、キャンペーンの紹介）

　ただ、営業が盛りだくさんで、長すぎる署名は見苦しものです。必須項目を入れつつ、なるべくコンパクトに作ります。また、署名の中に画像を入れると、画像が添付ファイルとして表示され、受け取った側が不審に思う場合もあるので、ビジネスメールでは避けましょう。

　郵便番号や電話番号のところに略字やマークをつかいたくなりますが、受け取った人のPCの種類によっては文字化けする場合もあるので、注意が必要です。

また、

組織名・部署名
個人名

ではなく、

個人名
組織名・部署名

といった順番にしている人もいますが、個人の存在感もアピールできるのでオススメです。

　なお、メールの返信は、遅くとも受信した翌日いっぱいまでにするのが原則です。それ以上待たせるときは、「2～3日お時間をください」などと保留の返事をしておきます。了解したことを伝えるだけの場合、ひとことお礼を言えば済む場合など、日常業務の連絡メールは、ワンパターンで問題ありません。

　また、相手がそれほど急いでいなければ、返事に1日程度の時間をとることは失礼ではありません。きちんと調べて後で返信するようにしましょう。

　たかがメール。されどメール。いまやメールは、ビジネスにおいて最重要ツールのひとつともいえるので、メールを上手に使って仕事に生かしてください。

　「返信」「アポ」「お詫び」「感謝「依頼」「催促」…いずれも、端的で礼儀正しい気のきいたメールを送ることができるようになれば、仕事の効率も好感度もあがること間違いなしです！