キーパーソンを作業に巻き込む「仕組み」づくりが仕事圧縮のカギ

残業できない、残業を部下にさせられない環境下で生産性を上げていくには、仕事を圧縮していくしかなかった――。3社の外資系企業を渡り歩き、14年間かけて磨き上げてきた「仕事圧縮術」を公開！　新刊『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』から、仕事を小さくしていくことで、「スピード」と「質」を最大化する仕事術を紹介していきます。「労働時間の長さ」「生産性の低さ」に対する課題をどのように乗り越えてきたのか、問題解決に役立つノウハウがあります。

キーパーソンを巻き込む一番の目的とは？

　完成イメージのギャップが、仕事のやり直しを引き起こし、この結果、作業が遅延したり、急ぎ対応を迫られたりして仕事の質が下がります。また、完成イメージは最初の段階では情報が少ないこともあって、進めていくうちにどんどんと変わっていくものです。

　だからこそ、上司以外にも、キーパーソンを仕事の始まりから終わりまで、積極的に確認プロセスに巻き込む必要があります。

　キーパーソンとは、仕事を進めていくうえの意思決定者です。上司である場合もありますが、ここでは上司以外に仕事やプロジェクトを進めるうえで味方につけるべき、意思決定者をキーパーソンと定義します。

　複数の部署にまたがる仕事であれば、キーパーソンは複数いる場合も多々あります。社内だけではなく社外にも、クライアントからの仕事を進めるうえで、決定権に影響するキーパーソンもいます。

　自分の仕事に協力してもらい、会議での承認や仕事をスムーズに進めるために、味方とするキーパーソンを見極めることは大切なことです。

　このため、上司同様、キーパーソンを味方に引き込むにも定期的に戦略的ホウレンソウを行うことが大切です。ただし、上司への場合と異なり、情報共有や相談の意味合いが強くなります。

　上司を巻き込む目的は「成果の優・良・可振り分け」や、失敗したときのサポートを受けやすくするためですが、キーパーソンを巻き込む目的は、少し違います。キーパーソンを巻き込む一番の目的は、「邪魔させない」ことです。

　普段あまり関わりのないキーパーソンほど、こちらが着々と進めてきた案を、否定しがちです。その原因は、経緯を知らないことにあります。しかし、キーパーソンが「あの手この手をすでに尽くして、今こうした状況に至った」歴史を共に見ていれば、否定しづらくなるのです。

　2週間に一度、1ヵ月に一度の情報共有でもかまいません。大切なのは、上司やキーパーソンと適切なタイミングで必ず確認し合える仕組みをつくることです。仕事を自分が思いえがくかたちにコントロールし、スムーズに進めていくためにも、上司やキーパーソンを巻き込むことが不可欠です。

　新たなプロジェクトなどを始める際には、上司そしてキーパーソンと緊密に連携をとり、仕事の方向性や進捗を確認しましょう。

　上司であれば、定期的に打ち合わせができますが、キーパーソンは他部署の人であったり、同じ部署でも別の仕事をしていたりする場合も多々あります。だからこそキーパーソンとは、うまく定期的に確認し合える方法を確立することが大切です。

　新しい仕事やプロジェクトの場合は、キーパーソンをなるべく早く見極め、定期的な進捗確認が必要になることを伝えましょう。そして、単発の1回限りの打ち合わせではなく定期的な打ち合わせができるように日程等を調整します。

　複雑な仕事の場合は、最初は少なくとも週に一度は確認し合えるようにします。仕事のリズムができて業務が回り始めてからは、頻度を少なくしますが、打ち合わせでなくても、メールでもかまわないので、何らかのかたちで確実に定期的に確認し合える仕掛けをつくることが必要です。端的にいえば、キーパーソンを味方につけて、適宜アドバイスや助けをもらい、仕事を質高く、スピーディに進めなくてはいけません。

■参考文献
部下の怒声で一念発起！
明日から「残業知らず」になり、「生産性」が爆発的にアップする「仕事圧縮術」